Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung (in KMUs) …

… das ist der Titel des Kurzvortrags, den ich zusammen mit einem Kunden am CeBIT-Samstag im Rahmen der Content Management Arena halten werde. Zusammen werden wir einige Eindrücke aus einem akuell laufenden Pilotprojekt geben, im Mittelpunkt steht die Implementierung eines Wikis als Intranet eines weltweit verteilt arbeitenden Mittelständlers.

Daneben werde ich versuchen einige der Vorträge rund um innovative Intranet- und Collaboration-Lösungen zu besuchen, wobei mir der Schwerpunkt auf Wissens- und Innovationsmanagement sehr zusagt. Hier freue ich mich besonders auf ein Treffen mit Beraterkollegen wie Stephan oder Tim …

In meinen CeBIT-Mix kommen dann noch einige Termine mit interessanten Lösungsanbietern, groß und klein. Wir sehen uns!

Google Sites – wiki without the wiki?

Google Sites ist da, ein “group collaboration service” der sich in die Google Apps Palette einreiht.

Im Mittelpunkt stehen Seiten, die von den Nutzern verändert und erweitert werden können. Die Sites sind dabei wiki-ähnlich und erinnern in vielem an den ehemaligen JotSpot Look-and-feel, verzichten aber u.a. auf Wiki-Markup.

Ob dieser Verzicht auf Wiki-Funktionalität eine breite Akzeptanz fördern kann ist aus meiner Sicht durchaus fraglich. Die manchmal (ob zu Recht oder zu Unrecht) konstatierte Wikiphobie hängt ja letztlich weniger am Naming – die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen ist meist der eigentliche Grund des Widerstands gegen Wikis, der wiederum häufig intransparent bleibt …

Weitere Informationen zu Google Sites u.a. bei Web Worker Daily, Techcrunch, Business Week, Dan Farber, Dennis Howlett, Shel Holtz und Zoli Erdos, der auch untersucht ob das ganze noch ausreichend “Wikiähnlichkeit” aufweist und zusammenfasst:

Google now has a pretty good and easy web-page creator with some wiki features made user-friendly, and a half-hearted attempt at integrating the rest of the Apps empire using Sites.

21 days on wiki adoption cont.

I am at the BarCamp Jena/Mitteldeutschland and spent the whole day in sessions and mingling with the crowd. As the WiFi has been shaky I didn’t blog that much. But now as I am sitting in a cozy bistro with working Wifi and have some time on my hands I can post the next couple of Stewarts video series on wiki adoption:

Day 2: Wiki vs. Email:

The primary difference between a wiki and email for collaboration is in the mechanics of each. If you and I were using email and an attached text document to collaborate, a lot has to happen between when I edit the document and when you can. Not so with a wiki:

Day 3: Your Wiki Isn’t Necessarily Wikipedia

Wikipedia is different from organizational wiki sites both because of its primary use – encyclopedia – and the way its community is structured. These characteristics have made Wikipedia successful, but they aren’t necessarily the conditions for success for every wiki.

Day 4: Run a Pilot

The first major step in growing wiki use in your organization is to run a pilot. It lets you get wiki use started in a controlled environment, build use examples that are relevant to your organization, and develop a support structure to help keep things running smoothly.

Stewart Mader video series on wiki adoption

Whoa, fresh content for this blog is secured for the next 20 days, as Stewart Mader (whose book I’ve just reviewed very favorably here) will post a short video episode each day. I’ll try to not only post his content but to add some thoughts and observations of mine as time permits. For now let’s start with the first two episodes, number one is the introductory episode, number two is the first episode dealing with the details (Day 1 “Grassroots is best”)

Wikipatterns – book review

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Stewart Mader, author of “Wikipatterns – A Practical Guide to Improving Productivity and Collaboration in Your Organization” provided me with a copy – and I promised to write a review in exchange, both on Amazon which I did and here in my blog. Two disclosures are necessary, yes, Stewart’s working for Atlassian, provider of enterprise wiki Confluence, but it doesn’t shine through, this book is independent, and no, I didn’t receive any perks or goodies to make me write a positive review.

Now, I am planning to offer a session on wiki patterns and success factors of corporate wiki implementations at the upcoming BarCamp Mitteldeutschland next weekend, so this review is timely.

The main goals of this book are to provide practical advice and a toolbox of wiki patterns for encouraging wiki use, and it’s a really nice and handy resource indeed. The collection of patterns is systematized along people patterns, adoption patterns, people anti-patterns and adoption anti-patterns, all in relation to context, problem and solution/work-around. This way it supports proper use of this wide set of tools, as one can check whether, when, what, why and how to use a specific approach, and also what to do when counter-indicators are there. Moreover, this book is filled with practical examples, case studies and interviews with wiki champions, that demonstrate the real-life complexities too, e.g. that a successful wiki introduction in organizations needs a number of different roles interplaying.

Overall I can say that I really enjoyed Wikipatterns, even when most of the ideas and concepts weren’t new to me – I am following the corresponding wikipatterns wiki from the start and I do argue mostly along the lines of wikipatterns when consulting and working with implementation projects. In fact my wiki consulting toolbox contained wiki patterns all along, i.e. for several years, yet without me calling them that way.

grass rootsNow this book isn’t for consultants in the enterprise social space alone, it’s also an excellent read for managers and people who want to introduce a more collaborative way of working into their organisations and who are pondering wiki use: It’s an eye-opener, especially because it shows that success doesn’t come easily with wikis (does it with any tool?), and that it takes some effort and commitment. So, Wikipatterns both advises for a thorough needs analysis before starting off with wikis and to proceed swiftly and from a grass-roots starting point. For example Stewart makes it perfectly clear that Wikipedia isn’t the only use case to follow, that an organization’s wiki hasn’t much to do with Wikipedia, nor has it much to learn from it. I agree, and would add that choosing the right wiki engine is a success factor too and choosing a wiki engine shouldn’t be done lightly (like the folks who choose Mediawiki because everybody does it …) and without thorough analysis of actual corporate needs.

So, to close this entry (and somehow squarely with Amazons reviewer rules which ask you to give up your rights on your very own words …) I enclose my Amazon review, where I focussed more on the change management implications this book offers:

Stewart Maders “Wikipatterns – A Practical Guide To Improving Productivity and Collaboration In Your Organization” is a very well-written book that informed and enlightened me in many ways, giving me both ideas and inspiration.

On the outside it’s a well-filled tool-box of approaches and “implementation patterns”, complete with case studies and interviews with organizational pilot-users and implementers of enterprise wikis, that makes it suitable for “beginning wiki implementers”.

But while the primary focus is on “how to implement a wiki in an organization”, and the many paths and opportunities are treated comprehensively and with a hands-on-approach, it’s **also** an excellent book on “how to keep the energy levels up”, i.e. how to ensure the success of the organizations wikis in the long term.

Wiki patterns is thus also becoming essential reading for anyone involved in scaling and large-scale roll-outs of social software in the enterprise, i.e. for organizational architects, managers and consultants that want to understand the relations of organizational change management and social software.

Wissensmanagement in verteilt arbeitenden Teams mit TikiWiki

Einer der Vorträge auf dem dritten Kongress “Open Source Meets Business”, der mich auch direkt und professionell interessiert ist “Wissensmanagement in verteilt arbeitenden Teams mit TikiWiki” von Oliver Linssen (Liantis GmbH & Co. KG.)

Die Arbeit von IT-Dienstleistern wie Liantis beim Kunden führt dazu, dass Mechanismen des internen Wissenstranfers (Kaffeküche, Mittagessen, Flurgespräche) nicht funktionieren: Die Arbeit in verteilten Teams fordert andere, flexiblere Unterstützungstechnologien.

Gesucht wurde eine Lösung, die Informationen u.a. über Projekte, das Wissen von Mitarbeitern, die Ablauf- und Aufbauorganisation des Unternehmens und andere Inhalte zentral ablegt. Die Inhalte müssen durch jeden Beteiligten mit Berechtigung von jedem Ort aus bearbeitet und versioniert abgespeichert werden können. Das System arbeitet mit strukturierten und unstrukturierten Daten. Verschiedene Ansätze der Einordnung, Klassifikation und Auswertung der strukturierten Daten sollen das Wiederfinden der Inhalte ermöglichen.

Liantis hat auf der Grundlage der Open Source Software TikiWiki ein auf ihre Belange zugeschnittenes Wissensmanagementsystem als Bestandteil einer umfassenden Intranetplattform implementiert. TikiWiki bietet eine Vielzahl an Features, die intelligent genutzt und erweitert wurden. Trotz des großen Funtionsumfangs ist TikiWiki in der Anwendung intuitiv zu erlernen. Dieser Artikel/Vortrag beschreibt die Konzeption des Wissensmanagementsystems und seine Nutzung in einem verteilt arbeitenden IT-Dienstleisters.

Wissensmanagement der Liantis auf der Open Source Meets Business

Anforderungen bei Liantis:

– Browser als Client
– LAMP-Stack
– Open Source
– Community
– Anwenderdoku auf Deutsch

Gewählt wurde TikiWiki, wohl mit einigen Anpassungen bzw. Erweiterungen

– Seitentemplates
– Facettenklassifikation der einzelnen Wiki-Seiten, ähnlich wie Tags
– Rechteverwaltung (horizontal & vertikal), d.h. auf User- und Seitenbasis
– Auswertungen und Berichte (von Liantis selbst implementiert, Ziel war es stets einen Überblick über die intern verfügbaren IT-Kompetenzen zu haben)
– …

Die Erfahrungen von Liantis mit dem Wiki-Einsatz im internen Wissensmanagement sind recht positiv, entsprechend werden die Anwendungen weiter ausgebaut, u.a. wird die Integration mit den bestehenden (Datenbank-)Systemen und dem bestehenden Intranetportal angestrebt.

Die Erfahrungen mit der Wiki-Usability sind großteils positiv, zu den Problemen an denen gearbeitet wird zählt u.a. die Volltextsuche mit logischen Ausdrücken. Der fehlende WYSIWYG-Editor wird als kleines Problem empfunden, nun ja.

Hier sind die Folien zum Vortrag.