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Projektmanagement mit Social Software @ WikiWednesdayStuttgart

Der vierte WikiWednesdayStuttgart war ein rundum gelungener – weil arbeitsintensiver und dennoch atmosphärisch lockerer Nachmittag (und Abend), allen Teilnehmern und Mitwirkenden ein herzliches Dankeschön (Fotos bei Kai).

Ich komme nun erst recht spät zum Bloggen und Dokumentieren – ein kleiner Grund ist der ungeschickte Termin. Beim nächsten mal wählen Cedric und ich auf jeden Fall nicht mehr (Oster-)Ferien, zu eng liegen dann doch die sonstigen Aufgaben.

Dennoch ist das Oberthema Projektmanagement (PM) zu spannend um einfach zum normalen Blogging und Geschäft (was meist eben auch projektbasiert abläuft) überzugehen, zumal wir drei herausragende Vorträge hatten.

Angefangen hat Lars Zapf von Simprove, der einen Vortrag über Social Project Management (SPM) gehalten hat.
Karoline Kraus von TQU aus Neu-Ulm hat über Erfahrungen mit Wikieinführungen gesprochen
Oliver Gassner hat eine spontane GTD-Session gehalten

Einige meiner Notizen (und Überlegungen) zu Lars’ Vortrag:

– wir brauchen neue Methoden im Projektmanagement, die alten Herangehensweisen tragen nicht mehr
– “Social Project Management” ist sowohl gutes Branding, als auch Programm
– 2.0 impliziert eine gewisse Wertung, die mir auch nicht gefällt. Social Web ist prägnanter als Web 2.0.
– klar, es gibt nicht das Werkzeug für PM, Projektleiter (und Programmmanager) brauchen einen gut gefüllten Werkzeugkasten und eine gewisse Virtuosität (und Erfahrung) bei Auswahl und Einsatz des Instruments
– ich schreibe bewusst Instrument und nicht Werkzeug – Instrument ist das Bundle von Methode und Werkzeug
– strukturierte Vorgehensweise bleibt wichtig, aber die Art und Weise der projektbasierten Zusammenarbeit muss sich ändern – und ändert sich auch (manchmal …)
– die Zusammenarbeit via Email stört eher – u.a. weil der “Flow of Work” zu oft und aus zu geringen Anlässen unterbrochen wird, Email ist eine tendenziell unstrukturierte Form der Zusammenarbeit …
– Kommunikation muss weg von Push- und hin zu Pull-Funktionalitäten (RSS anyone?)
– um die weltweit verteilte Zusammenarbeit von (virtuellen) Projektteams besser zu koordinieren und zu unterstützen sind Wikis schon besser geeignet
– Realität sind jedes mal neu zusammengestellte Projektteams, mehr Freelancer, mehr Externe, mehr Kunden und andere (Projekt-)Stakeholder … die mit heterogenen (IT-)Werkzeugen zurechtkommen müssen …
– bittere Realität ist es auch dass allzu leicht (der Schwabe sagt “gerne”) im Stress auf lang (und früh) eingeübte Werkzeuge der Zusammenarbeit zurückgefallen wird (“when the going gets rough nobody edits the wiki”)
– Lars: “Wikis werden in D gerade als potenzielle Lösung verstanden und evaluiert” – stimmt, die breite Akzeptanz fehlt aber noch, entwickelt sich im Moment, 2008 wird WikiJahr
– Social PM lehnt sich an die Ideen von Wikinomics an, konzentriert sich auf das Wesentliche – Kommunikation als erste Priorität
– Simplify your Projects: Reduktion des PM auf Kommunikation, Meilensteine, Aufgaben
– Lars: “Social PM braucht neue Art von PM-Software: keine Balkenplan-Ansicht, keine Vorgangsverknüpfung, kein kritischer Weg, keine Bearbeitungsdauer” – OK, da bin ich dabei, Einschränkungen siehe weiter unten
– Immer wieder gern daran erinnert: Parkinson‘sches “Gesetz”: Ein Aufgabe braucht solange wie man ihr Zeit einräumt (und wenn Pufferzeiten vorgesehen sind, werden diese auch genutzt)
– Social PM ist sicher nicht für jedes Projekt geeignet, klassische Projekte und klassische Instrumente (“Balkenplanung mit MS Project”) haben weiterhin ihren Platz
– Social PM ist sowohl Methodik als auch empfohlene, bewährte Abarbeitungsstrategie für jeden einzelnen (Wissens-)Arbeiter.
– Social PM ist ein Grundgerüst für die Zusammenarbeit in Projekten, benötigt angemessene Toolunterstützung – andererseits sind viele Wissensarbeiter bereits “toolgeschädigt”
– Social PM greift auf verschiedene Vorläufer und deren Instrumente zurück, wichtig sind u.a. Merlin Manns 43folders.com, GTD, die 4-hour workweek (ja, mein Liebling, best quote ever: “doing something unimportant does not make it important”), Getting Real (ja, auch ein Liebling, warum Probleme, Design und Prototyping spannend sind? siehe hier)
– wir sollten neue Instrumente auf Einsatzarenen prüfen, bspw. hat CoreMedia mit Trillr eine Business-Twitter Adaption eingerichtet, wir können aber auch ganz banal den Gruppenchat von Skype verwenden …
– Social Bookmarking und Social Networking in Projekten ist auch spannend
– …

Hier noch die Folien von Lars’ Vortrag (und der zugehörige Blog-Eintrag):

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Meine Notizen (und weitergehenden Überlegungen) zum Vortrag von Karoline Kraus vom Steinbeis Transferzentren Qualität im Unternehmen (TQU).

– TQU-Kerngeschäft ist Beratung und Managementunterstützung – Managementsysteme und mehr, d.h. es geht um interne Organisationsgestaltung
– TQU = Projektarbeit, Weiterbildung, Qualifizierung, Information
– aus diesen Aufgaben (Organizational Re-Design) ergab sich der Einstieg in Richtung Wiki ganz natürlich
– TQU setzt internes Wiki seit 2 Jahren ein
– einige interessante Fallstudien und Praxisbeispiele, u.a. aus Gesundheits- und Sozialbereich, aus KMU, etc.
– erfolgreiche Einführungen starten oft mit Erklären, der Grundprinzipien von Web 2.0 und Social Software, der Motivation, der verfolgten (Unternehmens-)Ziele
– erfolgreiches Vorgehen durch Beachten von Erfolgsfaktoren, u.a. kleine Projektteams, Projektmarketing, frühzeitiges Vergeben von Rollen, d.h. Rechten und Pflichten, (initiale) Inhalte, MA-Schulung und Training, …

What’s wrong with current corporate systems?

Nice rhetorical question in this interview with Ross Mayfield in CIO, nothing new for people into enterprise social software, but I like how Ross draws the field, my markups:

Mayfield: The way organizations adapt, survive and be productive is through the social interaction that happens outside the lines that we draw by hierarchy, process and organizational structure. The first form of social software to really take off to facilitate these discussions was email. The “reply all” feature was fantastic for forming groups, communicating, and getting some things done, but it’s also been stretched thin. Because of its popularity, we use it for everything. It creates what the Gartner Group calls occupational spam, and it makes up 30 percent of email. It’s when you CC, blind CC, or reply to all. Consistently, with our customer base, that 30 percent moves over to the wiki. So e-mail is a big part of it.

Traditional enterprise software is the other. If you think about traditional enterprise software, it’s top down, highly structured, and is made for rigid business rules. The entire goal is automation of business process to drive down cost. But the net result is someone goes and buys SAP, implements the same 15,000 business processes that it comes with, and all they’re doing is paying the ante to stay in the round. They don’t gain any competitive advantage. Most employees don’t spend their time executing business process. That’s a myth. They spend most of their time handling exceptions to business process. That’s what they’re doing in their [e-mail] inbox for four hours a day. Email has become the great exception handler.

Unfortunately, what it means is all the learning disappears because it’s hidden away in people’s inbox. It’s not searchable and discoverable or findable through tags and folksonomies. And so just simply moving some of that exception handling into a more transparent, searchable, and discoverable Wiki means that you have the opportunity to gain a different kind of competitive advantage. John Seely Brown and John Hagel wrote this book recently called The Only Sustainable Edge , and there they suggest that the greatest source of sustainable innovation is how you’re handling these exceptions to business process.

So at the edge of your organization, there are all kinds of exceptions that are happening. If you handle them appropriately, you can adapt to where the market is going. You can adapt to the problems you have in your existing structures. So I’ve always looked at it as we’re doing the other half of enterprise software: making this unstructured information transparent.

Creating Wiki Cultures …

… that’s the title of a podcast at the IT Conversations network, an interview with Ward Cunningham (mp3, haven’t listened to it yet, this is a notice, not a recommendation). Here’s the abstract:

[…] Jon Udell speaks with wiki inventor Ward Cunningham, who discusses the two most recent phases of his career. At the Eclipse Foundation in 2006, he pioneered a transformative new approach to making software-supported business processes transparently understandable both to developers and to users. Now, as CTO of aboutus.org, he’s helping to create a new wiki culture for companies and organizations to explain themselves to the world.

Wikieinführung in KMU

Im Rahmen der Content Management Arena habe ich am CeBIT Samstag ein aktuell laufendes Kundenprojekt vorgestellt (“Erfolgsfaktoren der Wiki-Einführung in KMUs”). Zusammen mit einem internenen Projektteam der Firma Chevalier Pipes Technologies CPT führe ich ein Wiki als Ergänzung eines bestehenden Intranets ein, und habe von unseren Zielen und Erfahrungen berichtet.

Die möglichen (internen und externen) Einsatzarenen habe ich eher allgemein vorgestellt, im Gegensatz zu den Vorgehensweise und Erfahrungen, die wir im Projektverlauf gemacht haben. Dies war mir wichtig, weil ich deutlich machen wollte, dass die Umsetzung eines Wikis in KMU kein längerfristiges und teures Projekt sein muss, sondern dass dies – die entsprechende Projektbegleitung und -unterstützung vorausgesetzt – schnell und kostengünstig geschehen kann. Zentral ist, dass Kunde und Berater eng zusammenarbeiten, weil nur gemeinsam der Projekterfolg gesichert werden kann.

Hier die Folien:

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Dirk Röhrborn von Communardo berichtet ebenfalls von der Veranstaltung, und betont dass es sich bei CPT nicht um ein IT-Unternehmen im eigentlichen Sinne handelt. Ja, hierdurch ergeben sich sicherlich spezifische Herausforderungen – vor allem in Bezug auf Schulung, Coaching und Helpdesk. Diese anzugehen und tragfähige Konzepte zu entwickeln und umzusetzen ist eine der wichtigeren Beratungsaufgaben in diesem Kontext.

Wikipatterns session at enterprise2open

Here are my slides for my wikipatterns session, it’s been a good discussion too – people are eager to discuss implementation approaches, they are sensing that established ways have limitations and are looking into more customized paths and insights. Good news for specialized (wiki) implementation consultants …

Case Studies @ E20Summit

I missed out on Kenneth Lavrsens talk on using a wiki in Motorolas ISO 9000 Quality Management initiative, just grasped that they used TWiki as engine and that they had some adoption issues too.

Now Wieland Stützel of Fraport is talking about their internal wiki-based knowledge management: the Skywiki. Some notes from his presentation:

Basics:
– Only some basic, easy rules are imposed on wiki users

On Preparation:
– it’s important to start with some initial content
– build up a team, a committed taskforce, should represent important sectors/stakeholders
– they integrated external experience, sadly no external wiki consultant like me, but went for informal exchanges with the “Club Wikipedia e.V.” of Germany.

On Challenges when triggering off the pilot project:
– employee enthusiasm isn’t guaranteed, needs to be fostered and constantly worked for

On Success Factors:
– management acceptance
– small group of convinced “companions”
– initial contents (s.above)
– advertise, give new impulses (argh, poiting out “articles of the month”?)
– talk to potential authors personally

More (german language) information on the SkyWiki can be also found in this interview mit Wieland Stützel, in the Newsletter der Gesellschaft für Wissensmanagement (GfWM), Nr.1/ 2008 (pdf). Found via Jochen Robes.

Moreover, there’s another pdf at the Kompass website, here: Skywiki – Erfahrungen mit dem Fraport-Wissensportal