frogpond

Simplicity, adoption and WYSIWYG editors

I was having several conversations at re:publica on wiki adoption (and consulting) topics. Over time, we (that is Andreas Gohr, Christian Kreutz, Tim Bartel, me and sometimes innocent bystanders and fellow twitterati) covered wiki technology, design and a wide array of social software adoption issues. One of the central topics was the question of WYSIWYG editors and their relevance for wiki adoption.

This was triggered by this blog post of Tim Wang (which I found via Tim Schlotfeld), that referred to a short wiki comparison, culminating in this:

Regardless, lack of a WYSIWYG editor continues to scare off most users and therefore wikis lacking one should be eliminated from contention.

This unsettled me, and while I am hearing this argument again and again, I think that this line of reasoning misses some important points. It’s not only about leaving out many able and well-kept wiki engines by restricting evaluation to those with a WYSIWYG editor, and it’s not only about an obvious lack of real research with real users (sure, wiki syntax scares off people and Wikipedia is a miserable failure) – it’s about a fundamental misunderstanding of both efficient knowledge work and user interfaces. While WYSIWYG is supposed to offer clarity, simplicity and easy adoption I hold that this is exactly what wiki markup is good for.

– Wiki markup editing and its restricted user interface makes it easier to focus on content, much like the “dark mode” some people choose for real editing – basically because WYSIWYG editors distract attention.

– We want employees to focus on content, edit it quickly and use the wiki (and the intranet) in an efficient way – we don’t want our employees to fiddle with nice looking but irrelevant eye candy or with overblown full-featured editors like this:

– Antoine de Saint-Exupery, author of The Little Prince, once said, “Perfection is finally attained not when there is no longer anything to add but when there is no longer anything to take away.” Simplicity doesn’t equal low functionality, and is more important than comprehensiveness (and complexity). Smart web applications need to employ intuitive ways of interaction. Just look at these different user interfaces (by Eric Burke), showcasing common but different approaches to user interface design:

– People with relevant knowledge in the organization (yes, we’re talking about the “empty quarter“, often these are people close to retiring) need simple and clean user interfaces. User interface design ideas like usability, simplicity and clarity suit these people.

– WYSIWYG editors aren’t perfect yet – if you’re just trying to format text you’ll be OK, but for more advanced stuff like tables etc. you need wiki markup editing anyway. Going the WYSIWYG way is risky too – think of initial user acceptance, that will suffer when people get disappointed by their efforts at wiki editing. Yes, even when it looks like MS Word it ain’t the same, and becoming frustrated because the wiki obviously scrambles the nice looking word document you just copy-pasted makes for a really bad start. Granted, you can coach and explain this to your users, but then – why not teach them simple markup rules in the first place. Combine this with an explanation why dragging a picture into Word works but won’t (for now) work with a web-based application.

– Advanced users are going to use wiki markup language anyway, beginning wiki users may start with WYSIWYG but will learn soon that the other way is more efficient. When they have grasped a few simple techniques, such as putting ** around a text to make it bold or putting [[ ]] around text to create links, they can create great looking content with minimal fuss, and the look and feel of the wiki pages is consistent throughout the wiki. Providing the choice between both ways, allowing for quick changes between both modes of editing, is one solution. And yes, it’s no big wonder that both Confluence and Socialtext are offering both alternatives in parallel, simple and advanced (yes, that one’s wiki markup mode). Try both modes at the Socialtext WikiWednesdayStuttgart page. So the argument that adoption hinges on the existence of a WYSIWYG editor is flawed – wiki markup can be easily explained and adding some coaching efforts to an implementation project doesn’t hurt, explaining the rationale behind wiki usage etc. I have had decent successes with 15 minute short introductions, followed by “train the (peer) trainer” coachings, after all editing wiki markup editing is neither programming nor rocket science.

– What wiki users really need are standardized wiki markups (like wikicreole). This would make it both easier to export/import content between different wiki engines (and document processors like Word), and to write powerful and easy-to-use WYSIWYG editors. Until then we need to rethink some of our assumptions – especially about what end-users want and need. I see that people want to do their job easily and efficiently and that user interface information overload is a problem. So wiki markup is a solution, not a problem.

If the news is that important, it will find me

Bertrand Duperrin has an interesting post on informational competence, a key competence of knowledge workers. Reminded me of an article in the NYT I found via Marcel Weiß (btw, that’s the mechanism at work) holding that the “If the news is that important, it will find me”-attitude is gaining momentum:

[…] younger [people] tend to be not just consumers of news and current events but conduits as well — sending out e-mailed links and videos to friends and their social networks. And in turn, they rely on friends and online connections for news to come to them. In essence, they are replacing the professional filter — reading The Washington Post, clicking on CNN.com — with a social one.

Bertrands point of view adds to this a twist on intraorganizational provision of information, the you know “what’s needed, at the right point in time to the right people and so on”, arguing both that finding, extracting, evaluating, and making efficient use of information demands new competencies and that

[…] The problem is not the mass of infomation, it’s the amount of relevant information (what I need to know to do my job now) in relation to the global quantity.

[while] the information I receive through RSS feeds because I wanted to follow it, because it comes from well-targeted search agents, because it’s filtered by my network, is enormous in quantity but provides me with real benefits. It takes time for me to manage it ? It saves many people’s time in my company when I publish things and bookmarks on our intranet, or on the internet when I publish my bookmarks.

Enterprise 2.0 Keynote @ re:publica

Peter Schütt von IBM gibt nun einen Überblick über Motivationen und Herausforderungen die sich im Kontext von Web 2.0 im Unternehmen ergeben. Schön – das Thema ist offensichtlich auch für die anderen Besuchern der re:publica interessant – der große Saal ist fast so gut gefüllt wie bei der Blogger vs. Journalisten Debatte geradeeben. Im Anschluss wird es einen zweistündigen Workshop zur Vertiefung geben.

Weitere Themen:
– Erfahrungen der IBM mit der Transformation zum Unternehmen 2.0 (u.a. Lernschritte und Akzeptanz der Mitarbeiter)
– Unterschiede zwischen großen und kleinen Unternehmen bei der Herangehensweise an Web 2.0 (klar, sie betreten Neuland, die Frage ist welche Schrittfolge und -größe gewählt wird). Die Daten entstammen einer aktuellen Studie des IBM Institute of Business Value
– Web 2.0 allgemein (Long Tail, …) und die Auswirkungen auf die Produktivität und Motivation von Wissensarbeitern
– Schnelligkeit von digitalem Content (durch Schütt mehr auf die Geschäftsmodelle gemünzt, kann aber auch intern interpretiert werden). Schütt leitet denn auch hin zu “digitaler Reputation” & “social sharing”, das interne Teilen und Arbeiten von Content
– Social Networks im Unternehmen als Plattform für Wissensarbeiter und damit zusammenhängend:
– Crowdsourcing und das Nutzen von externen Ideen im Rahmen von Open Innovation, aber auch der persönlichen Netzwerke der Mitarbeiter (mit kleinen Anklängen an die Potenziale von Social Network Analysis im Unternehmen)
– Flexibilität von Geschäftsmodellen und Informationssystemen durch Enterprise 2.0 erhöhen (u.a. mit Nennung von Mashups, Widgets in personalisierbaren Portalen, …)
– Arenen für Social Software im Unternehmen – passt schon, die Idee “schnelle, kollaborative Innovation zu fördern” ist schon sinnvoll. Problematisch ist mehr, dass die IBM Studie hier offensichtlich massive Defizite bei KMU festgestellt hat.

Insgesamt viel “Richtiges und Wahres” im Vortrag, aber eben auch recht generell und damit leider “nicht viel neues bei IBM (und unter der Sonne)” für mich. Jetzt bin ich auf die Diskussionen im Workshop gespannt, die kleinere Runde ist da sicher vorteilhaft.

Projektmanagement mit Social Software @ WikiWednesdayStuttgart

Der vierte WikiWednesdayStuttgart war ein rundum gelungener – weil arbeitsintensiver und dennoch atmosphärisch lockerer Nachmittag (und Abend), allen Teilnehmern und Mitwirkenden ein herzliches Dankeschön (Fotos bei Kai).

Ich komme nun erst recht spät zum Bloggen und Dokumentieren – ein kleiner Grund ist der ungeschickte Termin. Beim nächsten mal wählen Cedric und ich auf jeden Fall nicht mehr (Oster-)Ferien, zu eng liegen dann doch die sonstigen Aufgaben.

Dennoch ist das Oberthema Projektmanagement (PM) zu spannend um einfach zum normalen Blogging und Geschäft (was meist eben auch projektbasiert abläuft) überzugehen, zumal wir drei herausragende Vorträge hatten.

Angefangen hat Lars Zapf von Simprove, der einen Vortrag über Social Project Management (SPM) gehalten hat.
Karoline Kraus von TQU aus Neu-Ulm hat über Erfahrungen mit Wikieinführungen gesprochen
Oliver Gassner hat eine spontane GTD-Session gehalten

Einige meiner Notizen (und Überlegungen) zu Lars’ Vortrag:

– wir brauchen neue Methoden im Projektmanagement, die alten Herangehensweisen tragen nicht mehr
– “Social Project Management” ist sowohl gutes Branding, als auch Programm
– 2.0 impliziert eine gewisse Wertung, die mir auch nicht gefällt. Social Web ist prägnanter als Web 2.0.
– klar, es gibt nicht das Werkzeug für PM, Projektleiter (und Programmmanager) brauchen einen gut gefüllten Werkzeugkasten und eine gewisse Virtuosität (und Erfahrung) bei Auswahl und Einsatz des Instruments
– ich schreibe bewusst Instrument und nicht Werkzeug – Instrument ist das Bundle von Methode und Werkzeug
– strukturierte Vorgehensweise bleibt wichtig, aber die Art und Weise der projektbasierten Zusammenarbeit muss sich ändern – und ändert sich auch (manchmal …)
– die Zusammenarbeit via Email stört eher – u.a. weil der “Flow of Work” zu oft und aus zu geringen Anlässen unterbrochen wird, Email ist eine tendenziell unstrukturierte Form der Zusammenarbeit …
– Kommunikation muss weg von Push- und hin zu Pull-Funktionalitäten (RSS anyone?)
– um die weltweit verteilte Zusammenarbeit von (virtuellen) Projektteams besser zu koordinieren und zu unterstützen sind Wikis schon besser geeignet
– Realität sind jedes mal neu zusammengestellte Projektteams, mehr Freelancer, mehr Externe, mehr Kunden und andere (Projekt-)Stakeholder … die mit heterogenen (IT-)Werkzeugen zurechtkommen müssen …
– bittere Realität ist es auch dass allzu leicht (der Schwabe sagt “gerne”) im Stress auf lang (und früh) eingeübte Werkzeuge der Zusammenarbeit zurückgefallen wird (“when the going gets rough nobody edits the wiki”)
– Lars: “Wikis werden in D gerade als potenzielle Lösung verstanden und evaluiert” – stimmt, die breite Akzeptanz fehlt aber noch, entwickelt sich im Moment, 2008 wird WikiJahr
– Social PM lehnt sich an die Ideen von Wikinomics an, konzentriert sich auf das Wesentliche – Kommunikation als erste Priorität
– Simplify your Projects: Reduktion des PM auf Kommunikation, Meilensteine, Aufgaben
– Lars: “Social PM braucht neue Art von PM-Software: keine Balkenplan-Ansicht, keine Vorgangsverknüpfung, kein kritischer Weg, keine Bearbeitungsdauer” – OK, da bin ich dabei, Einschränkungen siehe weiter unten
– Immer wieder gern daran erinnert: Parkinson‘sches “Gesetz”: Ein Aufgabe braucht solange wie man ihr Zeit einräumt (und wenn Pufferzeiten vorgesehen sind, werden diese auch genutzt)
– Social PM ist sicher nicht für jedes Projekt geeignet, klassische Projekte und klassische Instrumente (“Balkenplanung mit MS Project”) haben weiterhin ihren Platz
– Social PM ist sowohl Methodik als auch empfohlene, bewährte Abarbeitungsstrategie für jeden einzelnen (Wissens-)Arbeiter.
– Social PM ist ein Grundgerüst für die Zusammenarbeit in Projekten, benötigt angemessene Toolunterstützung – andererseits sind viele Wissensarbeiter bereits “toolgeschädigt”
– Social PM greift auf verschiedene Vorläufer und deren Instrumente zurück, wichtig sind u.a. Merlin Manns 43folders.com, GTD, die 4-hour workweek (ja, mein Liebling, best quote ever: “doing something unimportant does not make it important”), Getting Real (ja, auch ein Liebling, warum Probleme, Design und Prototyping spannend sind? siehe hier)
– wir sollten neue Instrumente auf Einsatzarenen prüfen, bspw. hat CoreMedia mit Trillr eine Business-Twitter Adaption eingerichtet, wir können aber auch ganz banal den Gruppenchat von Skype verwenden …
– Social Bookmarking und Social Networking in Projekten ist auch spannend
– …

Hier noch die Folien von Lars’ Vortrag (und der zugehörige Blog-Eintrag):

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Meine Notizen (und weitergehenden Überlegungen) zum Vortrag von Karoline Kraus vom Steinbeis Transferzentren Qualität im Unternehmen (TQU).

– TQU-Kerngeschäft ist Beratung und Managementunterstützung – Managementsysteme und mehr, d.h. es geht um interne Organisationsgestaltung
– TQU = Projektarbeit, Weiterbildung, Qualifizierung, Information
– aus diesen Aufgaben (Organizational Re-Design) ergab sich der Einstieg in Richtung Wiki ganz natürlich
– TQU setzt internes Wiki seit 2 Jahren ein
– einige interessante Fallstudien und Praxisbeispiele, u.a. aus Gesundheits- und Sozialbereich, aus KMU, etc.
– erfolgreiche Einführungen starten oft mit Erklären, der Grundprinzipien von Web 2.0 und Social Software, der Motivation, der verfolgten (Unternehmens-)Ziele
– erfolgreiches Vorgehen durch Beachten von Erfolgsfaktoren, u.a. kleine Projektteams, Projektmarketing, frühzeitiges Vergeben von Rollen, d.h. Rechten und Pflichten, (initiale) Inhalte, MA-Schulung und Training, …

What’s wrong with current corporate systems?

Nice rhetorical question in this interview with Ross Mayfield in CIO, nothing new for people into enterprise social software, but I like how Ross draws the field, my markups:

Mayfield: The way organizations adapt, survive and be productive is through the social interaction that happens outside the lines that we draw by hierarchy, process and organizational structure. The first form of social software to really take off to facilitate these discussions was email. The “reply all” feature was fantastic for forming groups, communicating, and getting some things done, but it’s also been stretched thin. Because of its popularity, we use it for everything. It creates what the Gartner Group calls occupational spam, and it makes up 30 percent of email. It’s when you CC, blind CC, or reply to all. Consistently, with our customer base, that 30 percent moves over to the wiki. So e-mail is a big part of it.

Traditional enterprise software is the other. If you think about traditional enterprise software, it’s top down, highly structured, and is made for rigid business rules. The entire goal is automation of business process to drive down cost. But the net result is someone goes and buys SAP, implements the same 15,000 business processes that it comes with, and all they’re doing is paying the ante to stay in the round. They don’t gain any competitive advantage. Most employees don’t spend their time executing business process. That’s a myth. They spend most of their time handling exceptions to business process. That’s what they’re doing in their [e-mail] inbox for four hours a day. Email has become the great exception handler.

Unfortunately, what it means is all the learning disappears because it’s hidden away in people’s inbox. It’s not searchable and discoverable or findable through tags and folksonomies. And so just simply moving some of that exception handling into a more transparent, searchable, and discoverable Wiki means that you have the opportunity to gain a different kind of competitive advantage. John Seely Brown and John Hagel wrote this book recently called The Only Sustainable Edge , and there they suggest that the greatest source of sustainable innovation is how you’re handling these exceptions to business process.

So at the edge of your organization, there are all kinds of exceptions that are happening. If you handle them appropriately, you can adapt to where the market is going. You can adapt to the problems you have in your existing structures. So I’ve always looked at it as we’re doing the other half of enterprise software: making this unstructured information transparent.