Unternehmen 2.0 …

… ist der Titel eines Beitrags von René Algesheimer und Michael Leitl aus dem HBR der in der Online-Version des Manager Magazins “zweitverwertet” wird. In meinen Augen ist entscheidend, dass durch solche Veröffentlichungen das Thema Enterprise 2.0 und Social Software mehr Entscheidern in Deutschland präsent wird. Aber der (eher für Einsteiger, es sind die üblichen Beispiele) lesenswerte Artikel hat auch seine Stärken, u.a. weil nicht nur die vielfältigen Aufgaben, Funktionen und Einsatzpotenziale dargestellt werden, sondern auch die pragmatische Frage nach den Grenzen und Herausforderungen gestellt wird. Für tiefergehende Fragen kann dann immer noch auf den Rat von Experten zurückgegriffen werden, hier ist das Kontaktformular.

Mithilfe der weltweiten Vernetzung durch einfache und billige Technik können komplexe Aufgaben gemeinsam sehr effizient gelöst werden. Zahlreiche Beispiele zeigen, wie Unternehmen das Web 2.0 und virtuelle Welten einsetzen können und wo deren Grenzen liegen.

Dass einige Plattheiten, Banalitäten und Ungenauigkeiten enthalten sind, sollte nicht vom Lesen abhalten. Es gibt auch gute Passagen, bspw. zum Einsatz von Wikis als leichtgewichtiges Wissensmanagementwerkzeug:

Im Unternehmen helfen Wikis, das Wissen der Mitarbeiter zentral und effizienter zu verwalten als mit konventionellen und meist teuren Knowlegde-Management-Programmen. […] sämtliche Informationen des Handbuchs für das Qualitätsmanagement (QM) in ein Wiki. Der Grund: Viele der Informationen waren auf Aktenordner und Word-Dateien verteilt. Aber alle Produktionsmitarbeiter müssen diese Arbeitsanleitungen benutzen können. Mit einem Wiki, so die Überlegung, hätten alle leicht Zugriff auf diese Daten – die zudem immer auf dem neuestem Stand wären.

“Das Projekt wurde zum Selbstläufer”, […] Denn mithilfe des Wikis konnte jeder der 170 Mitarbeiter all die Informationen, die sonst auf Zetteln am Bildschirm kleben oder in Dateien auf der Festplatte ruhen, zentral verwalten. Mit der Zeit wuchs die Zahl der Mitverfasser. Heute wird das Wiki nicht nur für das QM-Handbuch genutzt, sondern dient der Verwaltung jeglichen Wissens bei Dynevo. Schmitz’ Erwartungen wurden übertroffen. Ein Drittel der Mitarbeiter arbeitet konstruktiv an den Einträgen mit – wöchentlich gibt es etwa 70 Änderungen. Ein Drittel verbessert sporadisch Einträge – und der Rest liest und schweigt.

Für das Unternehmen war das Experiment ein Erfolg: Denn kommerzielle QM-Programme sind sehr teuer, kompliziert zu bedienen, und jeder Mitarbeiter muss zunächst ausführlich geschult werden. Weil das verwendete Open-Source-Wiki weder Lizenzgebühren kostet noch eine aufwendige Schulung benötigt, sparte Dynevo viel Geld und Personal.

Assemble Enterprise 2.0 with Open-Source

John Eckman points to an Optaros whitepaper on Enterprise 2.0 technologies, specifically open-source tools.

I like their take and view of technologies for supporting knowledge management 2.0 and their criticism of “One True Architecture”-thinking. No wonder, as I too argue that adaptivity, connectivity and emergence are essential ingredients to knowledge management concepts …

Here’s the Executive Summary:

Enterprise 2.0 promises a new approach to creating, managing, and consuming knowledge within the enterprise, allowing patterns and value to emerge out of relatively freeform, experimental, unrestricted exchanges. Unlike knowledge management systems of the nineties, which locked users into strict taxonomies, enforced rigid workflows, and reflected hierarchical management relationships, emerging social computing systems rely on lightweight, adaptable frameworks designed to facilitate knowledge creation across traditional boundaries, enable rapid change, and foster contributions from throughout the management hierarchy.

This new knowledge management paradigm needs to be supported by new technologies and approaches. It isn’t, however, just a matter of selecting the right set of applications or the right platform; there is no “One True Architecture” which includes all the features and functions users could ever desire.

Social software for the enterprise

More on the social side of knowledge management via elearnspace: “The state of social networking software for the enterprise”:

Two things come to mind with enterprise use of social tools:
1) Organizations that I’ve worked with are generally too unaware of themselves and their strengths and expertise. Social software can greatly aid the “coming to know oneself” that most larger corporations need…but too often, hierarchy and information secrecy reduce it’s effectiveness.

2) Expertise and knowledge are not “database-able”. They reside in people. And tools are required that initiate and sustain dialogue that translates into deeper levels of understanding. Software, like social networking tools, is an enabler, but often clashes against the existing culture of the organization. Software implementation is a change process…

Yes, social software can help raising (knowledge and competency) awareness, where it acts as an enabler, facilitating communication, and possibly also cooperation and collaboration.

Enterprise social software adoption …

Dennis McDonald lays out some of the points he’s picked for his consulting in the social software space:

Importance of “viral” promotion (i.e., no drumbeating from top executives — let the users progress on their own).

Importance of making infrastructure available throughout the organization as a standard set of tools.

Ability of social media to make up for some of the natural limitations of large meetings (e.g., less outspoken people tend to do less well in open meeting settings and may not have the same disincentives to participate when using social media).

Natural emergence of experts.

Recognition that knowledge management and knowledge sharing are critical to innovation.

Recognition that creative people are what differentiates one company from another given the comparability of physical and financial assets among competitors.

Need to occasionally prune and archive inactive material in order to to keep things “fresh.”

I like his take so much, especially when he touches on this big overlap between innovation and social software – that’s my line of thinking and my inspiration (see BMID and frogpond).

The future is Web 2.0 is collaboration …

… says John Chambers, CEO of Intel calling for businesses to increase knowledge worker productivity by implementing Web 2.0 social software but also by fostering mashups and virtual conferencing.

Here’s a video clip of Chambers Network + Interop keynote. It’s nicely edited and a convincing speech (“preaching the gospel”), so worth a look.

Yet one has to be aware that Chambers is betting on virtual conferencing and presence and aims to attract corporate interest onto Ciscos (WebEx-powered) collaboration approach. Keep that in mind when watching the video and when pondering the future of virtual networked collaboration …

For my part I am reserved whether video is really the killer application among the collaboration tools. Requiring synchronous presence of distributed collaborators is both costly and unnecessary most of the time (think more meetings …) whereas tools for virtual distributed collaboration like wikis are a low-cost approach that can be tailored to the actual needs (think more flexibility and serendipity …).

Interested in implementation of social software for collaboration? To learn more about my hands-on consulting approach contact me …

Social Software works better in the enterprise

Via 7daysandmore: Ann All in The Visible Enterprise:

Web 2.0 technologies will work better in the enterprise than they do in the world-at-large

Yes, many of the adoption issues we see root in misunderstanding and underestimating the fit between social software concepts and corporate collaboration needs. This is especially clear when looking at user groups: In a corporate setting we know who uses our systems, who contributes to the knowledge base etc. A lot of fear thus rests on wrong assumptions, like when we suspect that users may vandalize our wikis, push rumours, etc. … after all, they are not only sers, they are our employees.

Ann also notes that

Social networks make the most sense when folks share common goals and objectives, want to compare notes on topics of mutual interest, and maybe do a little networking — as in, say, a workplace. The incentive would be especially strong if folks had coworkers scattered about the globe.

Yes, she’s right, virtual knowledge work processes would benefit significantly. Moreover, as social software allows these processes to be as ad-hoc, connected and adaptive as needed, efficiency gains will follow suit when people can be more effective at their jobs.

So installing and leveraging web 2.0 infrastructure (and that means much more than a disparate wiki here and blog there) is basically good business sense.

Wissensmanagement 2.0

Norbert Gronau hat in der FTD Enable Beilage einen Artikel zu (2.0-)Ansätzen im Wissensmanagement verfasst. Der kurze Beitrag kann naürlich die Herausforderungen für “Wissensmanagement 2.0” nur kurz anreißen, gut gefallen hat mir aber die deutliche Absage an Versuche Wissensmanagement (informations-)technologisch anzugehen.

Den Versuch KMDL (Knowledge Modelling and Description Language) als Analyse- bzw. Implementierungswerkzeug für Wissensmanagement 2.0 zu positionieren sehe ich dagegen kritisch. Aus meiner Sicht finden die wichtigsten Prozesse der Wissensarbeit in informellen Strukturen statt, die besser mit Werkzeugen wie Social Network Analysis angegangen werden.

Interessanter sind dann Instrumente zur Förderung des persönlichen, individuellen Wissensmanagements in komplexen sozialen Strukturen. Gerade Social Software lässt sich hier in das organisationale Wissensmanagement einpassen.

Ohnehin wandelt sich Wissensmanagement zunehmend von IT- und werkzeugorientierten hin zu personen- bzw. organisationsorientierten Ansätzen: Social Software ist die logische Infrastruktur für veränderte Strukturen, betriebliche (Informations-)technologien, Unternehmenskulturen und Mitarbeiter.

Es ist dabei empfehlenswert, personen-, d.h. mitarbeiterorientierte von “kulturorientierten” Maßnahmen zu unterscheiden, und das Konzept (und den Ansatz von Implementierungsvorhaben mit Zielrichtung Wissensarbeit) entsprechend zu erweitern: Social Software wird dann die Infrastruktur für ein zukunftsfähiges Wissensmanagement, das Wissensarbeit, wie bspw. die vielfältigen täglichen Interaktions- und Kommunikationsprozesse, unterstützt und verbessert.

In diesem Zusammenhang spielt dann auch wieder der Beitrag von Norbert Gronau seine Stärken aus: die Betonung der Integration von Wissensmanagement in die alltägliche Arbeit.

Interesse am Einsatz von Social Software? Hier das Kontaktformular.