21 days on wiki adoption cont.

I am at the BarCamp Jena/Mitteldeutschland and spent the whole day in sessions and mingling with the crowd. As the WiFi has been shaky I didn’t blog that much. But now as I am sitting in a cozy bistro with working Wifi and have some time on my hands I can post the next couple of Stewarts video series on wiki adoption:

Day 2: Wiki vs. Email:

The primary difference between a wiki and email for collaboration is in the mechanics of each. If you and I were using email and an attached text document to collaborate, a lot has to happen between when I edit the document and when you can. Not so with a wiki:

Day 3: Your Wiki Isn’t Necessarily Wikipedia

Wikipedia is different from organizational wiki sites both because of its primary use – encyclopedia – and the way its community is structured. These characteristics have made Wikipedia successful, but they aren’t necessarily the conditions for success for every wiki.

Day 4: Run a Pilot

The first major step in growing wiki use in your organization is to run a pilot. It lets you get wiki use started in a controlled environment, build use examples that are relevant to your organization, and develop a support structure to help keep things running smoothly.

Stewart Mader video series on wiki adoption

Whoa, fresh content for this blog is secured for the next 20 days, as Stewart Mader (whose book I’ve just reviewed very favorably here) will post a short video episode each day. I’ll try to not only post his content but to add some thoughts and observations of mine as time permits. For now let’s start with the first two episodes, number one is the introductory episode, number two is the first episode dealing with the details (Day 1 “Grassroots is best”)

Wikipatterns – book review

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Stewart Mader, author of “Wikipatterns – A Practical Guide to Improving Productivity and Collaboration in Your Organization” provided me with a copy – and I promised to write a review in exchange, both on Amazon which I did and here in my blog. Two disclosures are necessary, yes, Stewart’s working for Atlassian, provider of enterprise wiki Confluence, but it doesn’t shine through, this book is independent, and no, I didn’t receive any perks or goodies to make me write a positive review.

Now, I am planning to offer a session on wiki patterns and success factors of corporate wiki implementations at the upcoming BarCamp Mitteldeutschland next weekend, so this review is timely.

The main goals of this book are to provide practical advice and a toolbox of wiki patterns for encouraging wiki use, and it’s a really nice and handy resource indeed. The collection of patterns is systematized along people patterns, adoption patterns, people anti-patterns and adoption anti-patterns, all in relation to context, problem and solution/work-around. This way it supports proper use of this wide set of tools, as one can check whether, when, what, why and how to use a specific approach, and also what to do when counter-indicators are there. Moreover, this book is filled with practical examples, case studies and interviews with wiki champions, that demonstrate the real-life complexities too, e.g. that a successful wiki introduction in organizations needs a number of different roles interplaying.

Overall I can say that I really enjoyed Wikipatterns, even when most of the ideas and concepts weren’t new to me – I am following the corresponding wikipatterns wiki from the start and I do argue mostly along the lines of wikipatterns when consulting and working with implementation projects. In fact my wiki consulting toolbox contained wiki patterns all along, i.e. for several years, yet without me calling them that way.

grass rootsNow this book isn’t for consultants in the enterprise social space alone, it’s also an excellent read for managers and people who want to introduce a more collaborative way of working into their organisations and who are pondering wiki use: It’s an eye-opener, especially because it shows that success doesn’t come easily with wikis (does it with any tool?), and that it takes some effort and commitment. So, Wikipatterns both advises for a thorough needs analysis before starting off with wikis and to proceed swiftly and from a grass-roots starting point. For example Stewart makes it perfectly clear that Wikipedia isn’t the only use case to follow, that an organization’s wiki hasn’t much to do with Wikipedia, nor has it much to learn from it. I agree, and would add that choosing the right wiki engine is a success factor too and choosing a wiki engine shouldn’t be done lightly (like the folks who choose Mediawiki because everybody does it …) and without thorough analysis of actual corporate needs.

So, to close this entry (and somehow squarely with Amazons reviewer rules which ask you to give up your rights on your very own words …) I enclose my Amazon review, where I focussed more on the change management implications this book offers:

Stewart Maders “Wikipatterns – A Practical Guide To Improving Productivity and Collaboration In Your Organization” is a very well-written book that informed and enlightened me in many ways, giving me both ideas and inspiration.

On the outside it’s a well-filled tool-box of approaches and “implementation patterns”, complete with case studies and interviews with organizational pilot-users and implementers of enterprise wikis, that makes it suitable for “beginning wiki implementers”.

But while the primary focus is on “how to implement a wiki in an organization”, and the many paths and opportunities are treated comprehensively and with a hands-on-approach, it’s **also** an excellent book on “how to keep the energy levels up”, i.e. how to ensure the success of the organizations wikis in the long term.

Wiki patterns is thus also becoming essential reading for anyone involved in scaling and large-scale roll-outs of social software in the enterprise, i.e. for organizational architects, managers and consultants that want to understand the relations of organizational change management and social software.

Enterprise 2.0 Summit promocode

Cool, the nice folks of Kongressmedia are now offering privileged access to the Enterprise 2.0 Summit on March 4 at CeBIT Hanover for interested parties.

The centerpiece of this one-day conference are best-practices, and it aims to inspire conference participants with new ideas for their projects. So if you’re into the topic of Enterprise 2.0 and the freeform and emergent use of social software in the enterprise, check out the neat conference program (my german post on the program is here) and register with this promocode: E20FRIENDS

With this code you will get a ticket for 150€ (payable via invoice), optionally you may register via Amiando. The Enterprise 2.0 SUMMIT ticket allows CeBIT access on March 4 too, and supplies are limited to 200 conference participants, better hurry up, spread the word and we’ll meet at Hanover.

Enterprise 2.0 – Social Software in Unternehmen nutzen

Zusammen mit Oliver Gassner werde ich am 18.2.2008 für die MFG Baden-Württemberg einen ganztägigen Workshop anbieten, in dem die technischen und organisatorischen Herausforderungen von Social Web in Unternehmen vorgestellt werden.

Das Social Web wird für Unternehmen immer wichtiger: für die interne Kommunikation, das Wissens- und Projektmanagement, für Partnerkommunikation, Kundendialog und Marketing. In diesem ganztägigen Workshop werden die technischen und organisatorischen Herausforderungen und Chancen vorgestellt und diskutiert. Zusätzlich zu Impulsvorträgen wird intensiv und praktisch in Gruppen gearbeitet. Ziel ist es, den Teilnehmern konkrete Antworten in Bezug auf Einsatzarenen und Vorgehensweisen zu geben. Ein Schwerpunkt ist die Unterstützung von Zusammenarbeit durch Wikis und Weblogs, hier werden Erfolgsfaktoren für Pilotprojekte und Erfahrungen anhand von Praxisbeispielen demonstriert und diskutiert.

Die Agenda auf der Ankündigungsseite ist recht kurz geraten, hier die ausführliche (geplante) Agenda:

09:30 Registrierung und Ausgabe der Unterlagen

10:00 Begrüßung der Teilnehmer

10:15 Enterprise 2.0 – Web 2.0 für den Unternehmenseinsatz – Worauf es ankommt

  • Was umfasst Web 2.0? Paradigmen, Prinzipien und Instrumente
  • Was umfasst Enterprise 2.0? Funktionen, Einsatzszenarien, Beispiele
  • Strategische Bedeutung von Social Software im Unternehmen
  • Welche technischen und organisatorischen Herausforderungen sind zu meistern?

11:00 Pause

11:15 Enterprise 2.0: Intranetportale mit Wikis und Weblogs

  • Intranetportale für KMU – entscheidend für den Unternehmenserfolg oder Spielwiese für die Anwender?
  • Portal als Infrastruktur für Innovations- und Wissensmanagement
  • Neue Potenziale durch Web 2.0-Werkzeuge – alter Wein in neuen Schläuchen oder innovative Lösung?
  • Warum Wikis und Blogs?
  • Marktübersicht Wikis
  • Abgrenzung zu anderen Tools?
  • Lessons Learned

12:00 Change Management und Implementierung – Erfolgsfaktoren und Vorgehensweisen

  • Methodische Grundlagen (Ist- und Anforderungsanalyse)
  • Akzeptanz und Nutzen für Mitarbeiter und externe Zielgruppen
  • Do’s & Dont’s der Konzipierung
  • Erfolgsfaktoren von Pilotprojekten

12:45 Business Lunch mit Gelegenheit zum Networking

14:00 Workshop 1 – Weblogs

  • Hands-on-Labs: Praktische Übungen mit verschiedenen Werkzeugen
  • Kriterien zur Auswahl und Bewertung von Werkzeugen
  • Klassifizierung, Bewertung und Anwendungsmöglichkeiten der verfügbaren Funktionalitäten

Parallel: 14:00 Workshop 2 – Wikis

  • Hands-on-Labs: Praktische Übungen mit verschiedenen Werkzeugen
  • Kriterien zur Auswahl und Bewertung von Werkzeugen
  • Klassifizierung, Bewertung und Anwendungsmöglichkeiten der verfügbaren Funktionalitäten

16:00 Pause

16:30 Ausblick: ROI, ROC und Co. – den Nutzen von Social Software bestimmen und bewerten

  • Ausblick: Die Zukunft von Social Software und Enterprise 2.0 im Unternehmen
  • Trends rund um Social Presencing, Unified Communications & Collaboration
  • Web 2.0, Microsoft, Google & Social Software: Inputs und Trends

ab 17:30 Diskussion und Get Together

Hier ist die Online-Anmeldung zum Workshop, bis zum 04.02 ist eine Anmeldung möglich. Andererseits, die Teilnehmeranzahl ist auf 20 begrenzt …

Consulting in Enterprise 2.0 – can it ever be standardized?

This Enterprise 2.0 thing could be big in 2008, will it be big for consultants too?

enterprise 2.0 hits the mainstream

Picture via Thomas Purves, who also asks whether this will be really big or just another quickly-forgotten fad (complete with overheated aspirations, IT-centerfolds of the month etc.). And indeed some cooling might help. So when Jevon asks: “Enterprise 2.0: Where the f$#@ is my market?“, this is not a totally rhetorical question, but can help in clarifying social software business cases, line of thoughts and and consulting approaches.

So what have we got – there are examples of companies profiting from enterprise social software like wikis. And yes, the numbers are still small, even when adoption rates are raising. But I wonder if a market and a need is there, but it’s rather a a different market? It does not care for standard and “out of the box”-solutions (yes, I know, all them can be tweaked, customized and all) – but deep thought about customer requirements, needs and wishes, i.e. customer specific consulting. And that doesn’t scale well, in fact I doubt if it can be standardized and replicated after all.

Even if there are a lot of big consulting companies jumping on the bandwagon, independent, specialist and freelance consultants might still be a good choice, let 2008 begin.

Selbstorganisation in Unternehmen und Erfolgsfaktoren der Beratung

Die Diskussion rund um den ROI von Social Software für das Projektmanagement hat sich mittlerweile in Richtung grundsätzlicherer Fragen gedreht. Ausgangspunkt meines zweiten Kommentars war die Argumentation von Matthias Schwenk mit bewusst einfachen Lösung Social Software zum Einsatz in Unternehmen zu bringen, um später Lösungen Schritt für Schritt von innen und nicht nur von einem externen Berater entwickeln zu lassen:

[…] “pädagogisches” Ideal wäre es, die Betriebe setzen Social Software zunächst eher experimentell ein und erkunden so deren Potenziale. Läuft alles gut, entdecken die Menschen im Betrieb im Lauf der Zeit von allein, was noch so alles möglich wäre und entwickeln die Systeme weiter bzw. bauen neue auf.

[…]

Der einzelne Betrieb soll ja auf Dauer nicht vom Berater abhängig sein, sondern sich die Kompetenz selbst erwerben. Das ist mir insbesondere bei den mittelständischen Betrieben wichtig, die nur wenige Hundert Mitarbeiter haben.

Worauf ich das hier kommentiert habe:

Es tut mir leid, mit deiner Argumentation habe ich mehrere Schwierigkeiten, insbesondere an den Nahtstellen von “Bedienbarkeit und Einfachheit” und dem Verhältnis zu Unternehmensanforderungen und -nutzen. Das sehe ich etwas anders, ich plädiere ja auch nicht aus “Berateregoismus” für eine ergebnisoffene Anforderungsanalyse und Auswahl aus dem “Werkzeugkasten Enterprise Social Software”, sondern gerade weil so nachhaltig erfolgreiche Lösungen entstehen können.

Dass der Startpunkt noch für längere Zeit und in den allermeisten Fällen “Pilotprojekt” heißen wird ist klar und vernünftig – ich empfehle meinen potenziellen und tatsächlichen Beratungskunden auch nichts anderes. In einem Pilotprojekt können die Chancen und Risiken sehr schön und in einem kleinen und überschaubaren Rahmen erprobt werden.

Dazu kommt dass in diesen “Experimenten” neue und angrenzende Einsatzpotenziale und -arenen entdeckt und evaluiert werden können. Was wiederum den Berater freut, der dann die Skalierung und Übertragung vorbereiten und begleiten kann …

Es geht nicht darum (komplexe) Lösungen zu verkaufen, die Kunden in die Abhängigkeit führen. Auch wenn der “sich selbst überflüssig machende Berater” von oben nicht viel mehr als eine platte Marketingfloskel ist – jeder Berater hat gerne Folgeaufträge – ist hier also wichtiges enthalten: Nur zufriedene Kunden empfehlen den Berater weiter und machen Projekte aus “Pilotprojekten”, entwickeln gemeinsam mit ihm Konzepte für neue Einsatzarenen oder überlegen wie die Lösung in andere Größenordnungen und Unternehmensbereiche übertragen werden kann.

Einfache, leicht bedienbare Lösungen haben dabei viele Vorteile – und Usability im Verhältnis zu Leistungsfähigkeit beschäftigt mich (und andere) durchaus. Zu einfach dürfen die Lösungen aber eben auch nicht sein, metaphorisch gesagt ist ein Hammer ein sehr einfaches Werkzeug, kann aber fast nur fürs Nägeleinschlagen gebraucht werden und wird langfristig nur wenig Freude machen …

Beim Einsatz von Social Software in Unternehmen muss es also mehr um skalierbare, flexible und erweiterbare Plattformen – wie bspw. hier in Olivers Konzept angedacht – gehen. In der Folge sollte Beratung rund um Enterprise Social Software vielfältige Konzepte (und Werkzeuge) beherrschen, um dem Unternehmen anforderungsgerecht und passgenau Lösungen anbieten zu können. Vielleicht sollte sich die Rolle des Social Software Beraters nicht darin erschöpfen den Unternehmen neue (IT-)Werkzeuge anzudienen, sondern auch strategische Beratung rund um das Enterprise 2.0 umfassen (“Wikipatterns, success factors and consulting“)?