Email is easy to write – and to misread …

Just a short (research) note, this article by Daniel Goleman in the New York Times sheds more light on the issue of communication problems and mistakes: “E-Mail Is Easy to Write (and to Misread)“, namely by stressing the growing importance of social neuroscience in explaining all the shortcomings. This is a neat update to my past ponderings (in german) on communication via social software in the enterprise, so I recommend that you check it out:

[…] social neuroscience, the study of what happens in the brains of people as they interact. New findings have uncovered a design flaw at the interface where the brain encounters a computer screen: there are no online channels for the multiple signals the brain uses to calibrate emotions.

And pay attention to Clay Shirky:

[…] put down little roots of face-to-face contact everywhere, to strategically augment electronic communications.

Barcamp München Tag 2 – Wiki Session

Barcamp München zweite Session – genau mein Thema: “Enterprise Wiki Implementierung und Akzeptanz”. Hier die Agenda und die ersten Fragen:

Kann man Chaos & Ordnung überhaupt planen, oder lohnt es sich Energie zu nutzten und kann das eine klassische hierarchische Organisation?

Sind Wikis eine andere Kultur & wie entsteht in dieser das Leben?

Kann jeder mit der Freiheit umgehen & und greift man nicht natürliches Herrschaftswissen an. Und wie kommt man mit den recent changes ala 1984 klar. (gibt es natürliches Herrschaftswissen?)

Ist Mediawiki die beste Software, oder wird wysiwyg total überbewertet

Jeder hat eins, aber keins geht so richtig: Referenzen?

Gibt es WIKI 2.0 ? (z.B. WYSIWYG Editor, Tagging, RPC (SOA), Feeds, Integration in bestimmten Dataflow, Standardisierte Notationssprache (Creole?)

Nach angeregter Diskussion haben wir noch gemeinsam diese Präsentation von Mike Cannon-Brookes kurz durchgeschaut:

Barcamp München Tag 2

OK, es geht weiter. Die erste Session verspricht interessant zu werden – Siegfried Hirsch wird zu Enterprise RSS (wo einsetzen, welche Inhalte, …) sprechen:

Das Blog von Siegfried Hirsch beschäftigt sich mit Nutzen und Anwendung der Content Syndication mit Hilfe von WebFeeds und den Formaten RSS, RDF und Atom.

Stichworte aus dem Vortrag, ergänzt um die eine oder andere Ergänzung:

– Vorstellungsrunde der Teilnehmer (interessante Mischung, u.a. auch Fragen nach sicheren RSS-Feeds, Scuttle etc.)

– Information Overload (nicht nur durch unternehmensinterne Email, aber die CC-Unkultur macht hier schon mal viel aus, Email ist für One2One gut geeignet, nicht aber für One2Many)

– Lösungsansatz RSS (verwendbar für Intranet-Portale, Unternehmenswikis, Weblogs, Social Bookmarking etc etc etc)

– RSS kann ja auch wieder aggregiert, gefiltert etc. werden (sieht man bspw. sehr schön in dieser Visualisierung von Fred Cavazza) … bzw. als “Futter” für den Aufbau einer personalisierten Wissens- und Dokumentenbasis verwendet werden (bspw. indem die Inhalte der abonnierten Feeds bei Bloglines dauerhaft gespeichert werden)

Enterprise 2.0

– Kurz zur Motivation Portale durch Wikis zu ergänzen (und vielleicht auch manchmal zu ersetzen)

– Stolpersteine beim Einsatz von RSS im Unternehmen (Anforderungen an IT, vergrößerte Sicherheitsrisiken durch RSS-Reader mit “Browsing”-Funktionalität)

Im Mittelpunkt der Probleme: interne Inhalte können nicht ausgeliefert werden – interne Feeds sind (sinnvollerweise) HTTPS und SSL-geschützt (und hinter der Firewall), in der Folge werden interne Reader notwendig, diese haben aber erhebliche Bandbreitebedarfe und benötigen Spezialkompetenzen in der internen IT-Abteilung.

– Lösungsansatz Enterprise-RSS-Server (bspw. Newsgator, Attensa, KnowNow, David R10)

Zentral: Auslieferung von internen Inhalten – sei es Blogs, Wikis, Portale + CMS etc etc., ebenso die Integration von nicht web-tauglichen Quellen (könnten ja bspw. auch Reports aus Business Intelligence Systemen, Datenbank-Abfragen, etc. sein, frogpond)

Daneben auch wichtig: Unterstützung von Zusammenarbeit, zuverlässige Zugriffskontrolle (bspw. durch LDAP), Auswertung von Feeds und Optimierung, Filtern, gesteigerte Sicherheit und geringere IT-Anforderungen.

Barcamp München

Barcamp Munich

Da bin ich heute und morgen, u.a. werde ich heute nachmittag eine Session zum Thema “Social Networking Plattformen im Unternehmen” anbieten.

Yellow Pages, Xing und Co. – Infrastruktur für soziale Netzwerke im Unternehmen (mit einem Ausflug in SNA aka Social Network Analysis) – wenig Theorie, dafür Ideen und Anregungen – am Beispiel organisatorisches Wissens- und Innovationsmanagement

Folien zu meiner Session folgen dann später hier, ebenso die Zusammenfassung der Diskussion. Weitere Berichte vom Barcamp München werden vermutlich wieder mit den bekannten Tags versehen, bspw. bei Rivva, Flickr, Technorati etc.

E-Mail ist die Hölle

Da ist was dran, auch wenn die alte Diskussion nicht wieder losgetreten werden sollte. Aber dieses Zitat zeigte mir wieder, dass obwohl die Defizite klar erkannt und als sehr unangenehm empfunden werden, sich im faktischen Einsatz und an der Situation in den Unternehmen nicht viel verändert hat: Mit E-Mail wird ein Instrument für viele Zwecke verwendet, für die es nicht optimal ist und die mit anderen Methoden und Werkzeugen besser erreicht werden könnten. Somit lohnt sich vielleicht eine Bestandsaufnahme zum Thema Email in Unternehmen.

Meine These ist einfach: Email ist ein Kommunikationswerkzeug, kein Kollaborationswerkzeug.

Auch wenn Email oft ausreicht und weit verbreitet ist, hat sie mittlerweile mehr Nach- als Vorteile (und das nicht nur im Vergleich mit Enterprise Wikis). Zentral ist hier:

Wissensaustausch und -weitergabe, jeder Nutzer muss sein eigenes Archiv verwalten, neue Teammitglieder haben keinen Zugriff auf das Wissen in den “gebunkerten” Konversationen, Email generiert Wissenshalden, d.h. zwar aktuelle, umfangreiche aber auch verschlossene Wissensquellen, zudem kommt ein mangelhaftes Management von Attachments und wenig bis kein Dokumentenmanagement sowie wenig Unterstützung von Metadaten.

Diese gewichtigen Nachteile werden kaum davon aufgewogen, dass Mitarbeiter nicht extra angehalten werden müssen das “Wissensmanagementsystem” Email aktiv mit Informationen zu füttern. Email ist heute genauso Teil der täglichen Arbeit, wie es Unternehmenswikis und -blogs in Zukunft sein werden.

Mit dem Einsatz von Social Software Instrumenten im Unternehmen besteht die Chance die One-2-Many-E-Mail-Unkultur* durch andere, bessere Verfahren zu ersetzen. Dann könnte sich Email auch wieder auf das konzentrieren, für was sie eigentlich gedacht ist: den schnellen, asynchronen und einfachen Austausch zwischen zwei Kommunikationspartnern.

* Von der Unsitte massenhafter CCs ganz zu schweigen (“CYA-Kultur – nicht nur in bürokratisch geprägten Organisationen”).

The digital native will drive adoption …

Found this via Lou Paglia: ‘Digital Natives’ are Driving Web 2.0 Adoption into Your Business, which reminded me of the experiences some people reported at the IEEE Web Collaboration workshop, namely that companies that want to attract and retain good employees are well advised to provide them with the knowledge work tools these people need. This includes social networking tools, but also blogs and wikis, which they use to build up and demonstrate their expertise:

As these digital natives grow up, they’re moving into the work force, taking with them blogs, wikis, mashups, RSS feeds and other so-called Web 2.0 social networking tools that will enable them to collaborate more freely in an enterprise environment […]

and

They bring with them a set of expectations of how they will interact and the tools they’ll use to interact, and they can be woefully disappointed walking into organizations that don’t have some of the Web 2.0 tools that they’re used to using for building relationships and getting things done […]

So yes, even when we they aren’t really “technologically literate”, they are socially literate, i.e. they are building up and leveraging their own informal networks, and they see the benefits of fast and flexible (Web 2.0) tools, especially when they learn from their peers that the time and investment to come up-to-speed are quite low.