Auf die Suche nach dem CEO 2.0 …

… geht der BITKOM, der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien, mit zwei Publikationen.

Nachdem ich damals Jochen Robes’ Einschätzung teilte und in der Folge nicht weiter auf die Suche nach der Studie ging, ist sie nun (da die KnowTech heute und morgen stattfindet) breit verfügbar gemacht worden. Und damit ist sie faktisch relevant. Und weil andere auch kein Blatt vor den Mund nehmen will auch ich die Papiere analytisch und kritisch vorstellen. Schließlich ist ein reines Vorstellen und Verlinken von Studien – und da stimme ich voll und ganz Andrea Back zu – nicht zielführend. Also, es muss sein.

An der umfassenden Studie „Enterprise 2.0 – Analyse zu Stand und Perspektiven in der deutschen Wirtschaft“ (pdf) des BITKOM haben über 400 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen teilgenommen. Die Studie liefert Entscheidungsträgern Informationen zu Stand und Perspektiven von Enterprise 2.0 in deutschen Unternehmen und Organisationen. Demnach sind Wikis und Instant Messaging in Unternehmen schon weit verbreitet. „Der Einsatz von ,Weblogs’, ,Wikis’ und ,Tagging’ wird in den Unternehmen deutlich zulegen – darauf weisen die laufenden Einführungs- und Testprojekte hin“, sagt Claus E. Heinrich, Mitglied des BITKOM-Präsidiums. 87 Prozent der Befragten meinen, Web-2.0-Technologien werden im eigenen Unternehmen an Bedeutung gewinnen. Enterprise 2.0 setzt auf die Talente von Menschen und unterstützt deren intelligente Vernetzung. Unternehmen können schneller, flexibler und besser reagieren, Innovationszyklen verkürzen und sich im Kampf um Talente besser positionieren. Auf dem Weg zum Enterprise 2.0 durchlaufen Unternehmen einen tiefgründigen Wandel: Viele Unternehmen experimentieren bereits mit Web-2.0-Anwendungen – insgesamt hat die strategische Ausrichtung auf Enterprise 2.0 gerade erst begonnen.

Soweit ganz nett. Ich freue mich ja immer, wenn das Thema Enterprise 2.0 eine positive Presse hat. Und mit den Grundaussagen kann ich gut leben:

  • Mit der Aussage „Web-2.0-Technologien werden in unserem Unternehmen an Bedeutung gewinnen“ identifizierten sich 87,4% (sic!) der Befragten „voll und ganz“ bzw. eher zustimmend
  • 62% der Befragten konnten bereits grundsätzlich positive Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg feststellen.

Zu den Zahlen (87,4% bei 400 Teilnehmern) kann man verschieden stehen und natürlich sind solche Studien immer kritisch zu bewerten, nicht zuletzt weil es zentral darauf ankommt wer wen fragt (und ob der Befragte überhaupt kompetent Auskunft geben kann). Dennoch haben sie eine Funktion als Trendbarometer – die in der Regel über ihren empirischen Gehalt hinausgeht – und regen Diskussionen in den Unternehmen an. Wie ich oben sagte, sie sind relevant, auch wenn sie methodisch offene Flanken aufweisen.

Die empirische Studie ergänzt das neue BITKOM-Positionspapier „Enterprise 2.0 – auf der Suche nach dem CEO 2.0: Neue Unternehmensphilosophie gewinnt Konturen“ (pdf). Das Positionspapier charakterisiert Enterprise 2.0 als eine ganzheitliche Unternehmensphilosophie, die auf Selbstorganisation, flache Hierarchien und Partizipation setzt. Es thematisiert u.a. die neue Rolle von Unternehmensführungen, neue Freiräume für die Mitarbeiter, die Unternehmenskultur, Einführungsstrategien und Aufgaben bei der Integration von Web 2.0 in die bestehende Unternehmens-IT. „Solche Organisationsformen kommen mit einem geringen Maß an zentraler Planung und Steuerung aus. Hier wird Führung wichtiger als Kontrolle“,[…] Unternehmenslenker sind in diesem Umfeld als Impulsgeber und Vorbilder gefordert. Sie definieren den Rahmen selbstorganisierter Arbeit und unterstützen den organisationalen Wandel. Das Positionspapier richtet sich an Führungspersonen, die sich mit der strategischen Ausrichtung ihrer Unternehmen und Organisationen befassen. An sieben Fallbeispielen aus Handel, Versicherungs- und Gesundheitswirtschaft sowie Hightech-Branche zeigt die Publikation konkret, wie Organisationen und Unternehmen schon heute Web-2.0-Technologien nutzen.

Die Nutzenpotenziale von Enterprise 2.0 werden aber mehr als hölzern dargelegt – nur ein Beispiel ist es wenn (wieder einmal) die Wikipedia als Standardbeispiel dargestellt wird:

  • Strukturierung von Inhalten durch deren Nutzer (z. B. Wikipedia)
  • Bereitstellung von Inhalten durch Nutzer (z. B. Wikipedia)
  • […]

Anderes hat nicht viel mit Enterprise 2.0 zu tun:

  • vereinfachte Integration von Diensten/ Inhalten aus unterschiedlichen Quellen auf einem Portal (z. B. in personalisierten Nachrichtenportalen oder Kartendiensten)

bzw. übersieht viel zentralere Beispiele

  • Möglichkeit für Nutzer, Inhalte oder Vorgänge zu bewerten und mit Tags zu versehen (z. B. Portale von eBay, Amazon)

Als ob personalisierte Unternehmensportale und das Rating von Verkäufern Enterprise 2.0 wären – das ist im Grunde nicht mal Web 2.0 (wie von Tim O’Reilly noch einmal aktualisiert).

Web 2.0 is ultimately about understanding the rules of business in the network era. I define Web 2.0 as the design of systems that harness network effects to get better the more people use them, or more colloquially, as “harnessing collective intelligence.” This includes explicit network-enabled collaboration, to be sure, but it should encompass every way that people connected to a network create synergistic effects.

Positiv fällt mir dagegen auf, dass eine kleine Absage an die verbreitete Einschätzung erteilt wird, hier gehe es um neue Technologien (“Wenn auch Enterprise 2.0 deutlich mehr ist als Technologie, so gehen doch von der Technologie maßgebliche Impulse für den Wandel aus”) und “Enterprise 2.0 ist keine Frage von Technologie und Applikationen allein und geht auch über die Veränderung von Unternehmensstrukturen hinaus. Vielmehr ist Enterprise 2.0 eine ganzheitliche Unternehmensphilosophie, die auf Selbstorganisation, flache Hierarchien und Partizipation setzt”. Würde ich auch so schreiben.

Mehr missfällt mir aber, dass die vorgestellten Fallbeispiele (von einzelnen Ausnahmen abgesehen) aus großen Organisationen stammen – mit der Folge, dass das Gros der “Unternehmenslenker” daraus nur begrenzten Nutzen ziehen können wird. Zu unterschiedlich ist doch die Ausgangssituation bspw. in einem KMU als dass diese Vorbilder zum Nachmachen animieren. Dies fällt negativ auf, gibt es doch Unternehmen (und die nur kurz erwähnte Synaxon AG ist nur ein Beispiel) an denen man viel besser ableiten könnte was notwendig ist und wie Schritte aussehen könnten. Die Fokussierung auf das “Establishment”, das zudem teilweise auch als Anbieter in diesem Kontext agiert, ist aus meiner Sicht daher eher unglücklich.

Ein letzter Kritikpunkt betrifft die vorgestellten “Selbsttests” (strategische Readiness usw.). Diese kranken grundlegend daran, dass sie zu einfach sind und nicht an die wirklichen Knackpunkte herangehen. Wie gesagt, es ist schwierig in diesem schnell veränderlichen Bereich ein umfassendes Bild entwerfen zu wollen. Aber die Berichte senden auch dadurch unscharfe Signale aus, zudem werden gerade in diesem Teil allzu viele Buzzwords eingestreut, die es Skeptikern leicht machen Enterprise 2.0 als neuesten Hype abzutun. Zudem versuchen die kurzen Readiness Checks, die quasi die Kulmination des Berichts darstellen, etwas zu messen was nur schwer zu messen ist. Auch damit werden aus meiner Sicht falsche “Signale der Berechenbarkeit und Beherrschbarkeit” ausgesendet. Klar, man kann viel messen und im Zweifel auch in eine 5-er-Skala pressen (und das Mantra “if you can’t measure it, you can’t manage it” ist pragmatisch gesehen immer noch weit verbreitet). Mit einer umfassenden und weiterführenden Situationsanalyse hat das aber wenig zu tun. Genau eine solche muss aber am Anfang des Weges hin zu Enterprise 2.0 stehen.

Grundsätzlich erscheint mir aber die Behandlung des komplexen Themas Enterprise 2.0 in beiden Berichten etwas zu simpel. Natürlich soll vorrangig Interessierten der Einstieg erleichtert werden, dennoch sollte man über die komplexen Herausforderungen nicht leichtfertig hinweggehen. Ich kann zwar sehr gut nachvollziehen, wie schwierig es ist umfassend zu erklären, was hinter Enterprise 2.0 steht. Aber auch wenn die “Suche nach dem CEO 2.0” grundsätzlich richtig ist – ja, es bedarf einem Management Commitment, und dessen Unterstützung und Durchhaltevermögen, ohne das Management ist es schwer ein Budget für eine konsequente Umsetzung zu bekommen* zu bekommen – wenn es nicht wirklich geht muss man sich eben auch einmal zurückhalten bzw. gute Fragen an die Stelle von einfachen Antworten stellen.

* Ja, auch um Enterprise 2.0 Berater in die Planung, Vorbereitung und Implementierung einbeziehen zu können …

How to get people actually to use it …

Yesterday Björn put up the edited view of Suw Charman-Anderson‘s keynote at the Enterprise 2.0 FORUM at Cologne. I blogged a lot about it then, but since I haven’t got much time on my hands. So I am glad that he stepped in and set up the recorded video footage. Suw was talking about adoption strategies for social software in the enterprise, proceeding from the idea that people are basically reluctant to change behaviours. Well, “training cats” is hard, yet we need more than just a rewarding system, even when this is a good start. Björn sums up the talk with these points:

  • the importance of identifying the problem on the day-to-day work of the individual that can be solved by social software
  • the user-centric adoption as bottom-up approach that has more potential to be successful than the top-down approach
  • the need of a leadership by engagements […]
  • for the implementation of social software projects she proposes a “trojan mice” aproach in the means of small projects introduced into the ongoing organisation (to grow securely)

Furthermore, when I live-blogged her talk I also noted these adoption points and life-hacks

  • provide the pilot group with gripping stories, let them become evangelists (”each user can become a trainer”, yes, we’ve reached a lot if we’re at this point )
  • […]
  • Enterprise 2.0 change management needs to be in for the long haul, this is a long term engagement thing

Changing organisations via Enterprise 2.0 – pre-conference interview – Festo

There’s a third pre-conference interview (“Fallbeispiel: Enterprise2.0@Festo – Biographie eines Projektes“) at the Enterprise 2.0 Forum site. Like its predecessors (see more here and there) it’s german language only. So – again – it’s probably a good idea to do a short english language summary and analysis of the key points discussed.

This time Joachim Niemeier spoke with Arne Schümann of Festo didactic (Festo as a whole is best described as a family-owned global player – and, full disclosure – I know this company a little bit. One reason is that it’s main branch is located only about some 15 km from my home, another one being that some friends of mine are current and past Festo employees).

To me the main “learning” from the interview is that changing organisations via Enterprise 2.0 is both hard and (potentially) extremely rewarding (yes, also in terms of ROI). Now onto the topics of the conversation:

  • Festo had a headstart with their Enterprise 2.0 project as they already had experiences with (personal) knowledge management, life-long (e-)learning, collaboration …
  • Enterprise 2.0 is not about technologies, it’s about perceptions, attitudes and “modes of work” – well, yes, some paradigms (and principles and methods too)  stay – but there’s a need to adapt some of those, i.e. give them the place and importance they deserve …
  • Hierarchy is an ever-present issue in implementation, seen vs. the evolving trends that supplant formal and stiff hierarchy with heterarchies (and/or meritocracies, sociocracies, …). Now I am really looking forward to the actual talk by Mr. Schümann, I want to know more about how Festo dealt with this. BTW, I really I liked the mentioned term “guided autonomy”, sounds a lot like a “roman law” of Enterprise 2.0-aware design of organizational structure. We’ll see, I sure don’t hope it ends along the lines of “Regulierte Selbstorganisation”, i.e. overregulated and face-value self-organization that’s OK only when dealing with “blue sky” situations …
  • Organizational proponents and supporters of Enterprise 2.0 – seems to be an integrated effort of various stakeholders. Interestingly, at Festo the distributed local branches had more interest than the headquarter. Yes, good point – these scattered outfits will profit the most from improved communication and collaboration.
  • Factors that are speeding up change, Mr. Schümann is rightfully calling for an optimal balance of bottom-up-grass-roots and top-down-supported implementation.
  • „Don’t talk about it, prove it“ – start with actual (pilot) implementations to demonstrate the benefits. Well, yes, that’s what I am saying … so small wonder that his rant “most Enterprise 2.0 consultants are way too theoretical” doesn’t really bother me – I’m a proven Geek Enterprise 2.0 consultant (TM), but I’ve blogged about the E2.0 consulting value proposition here and here before
  • And finally, the need for effective change management in the context of Enterprise 2.0 – well yes, said that before too – here (“One word as a focal point for change – Collaboration“) and here (“Cultural change and developing collaboration capabilities“)

Stumbled upon … change management

Interessantes, schnell gebloggt:

Konzerne müssen im Büro sparen: In der deutschen Industrie schlummern nach wie vor große Effizienzreserven in Vertrieb und Verwaltung. Nachdem die Siemens AG vor wenigen Tagen bekanntgegeben hatte, mehr als 12 000 Stellen vor allem in nichtproduzierenden Bereichen zu streichen, kündigte gestern auch die Heidelberger Druckmaschinen AG neue Sparmaßnahmen und den Abbau von 500 Stellen auch in der Verwaltung an (mp3, a podcast by Handelsblatt)

und

Mal hü, mal hott – Ein Konzern findet eine Strategie: Siemens streicht weltweit 17.000 Stellen. Obwohl der Konzern wirtschaftlich gut dasteht, obwohl die Auftragsbücher voll sind. Ziel der Operation: Umbau des Konzerns, Konzentration auf rentable Sparten. Das ist die neue Mode bei Großunternehmen: Nachdem jahrelang Diversifizierung angesagt war, also Ausweitung des Geschäfts auf viele Bereiche, ist jetzt Beschränkung auf das Kerngeschäft der Renner. Und wir fragen uns: Was ist das, der Umbau eines Konzerns? Teilabriss oder Neuaufbau oder Komplettsanierung? Und wie geht so etwas vor sich? Mal hü, mal hott, ein Konzern baut um (mp3, podcast by german radio HR2)

Die gleiche Frage wird hier in “Wieviel Wandel verträgt der Mensch im Betrieb ?” von SWR2 Geld, Markt, Meinung behandelt. Hier ist das mp3, u.a. mit Interviews mit Stefan Kühl und Gerald Lembke. Nun ja, dennoch hinterlässt mich das Ganze ein wenig unbefriedigt – die Komplexität von Wandelvorhaben wird zwar deutlich gemacht aber dennoch ein sehr positiver Schluss gezogen. Ob es wirklich so einfach ist? Einfach die Menschen mitnehmen und besser kommunizieren? Oder ist es nicht eher so wie von Michael Kanazawa in diesem Change This Manifesto beschrieben: “People Don’t Hate Change, They Hate How You’re Trying to Change Them“:

If you believe that people hate change and that it is your job to change them, they will hate it. If you believe that people thrive on change and that your job is to unleash it, you will tap into a limitless source of ingenuity, energy and drive that will allow you to consistently take your big ideas into big results.

Nach der Sommerpause geht es hier weiter, mit “ingenuity, energy and drive”

Open Source platforms for Enterprise 2.0

John Eckman also moderated a panel on Open Source Platforms at the recent Boston Enterprise 2.0 conference. He talked to Bob Bickel , John Newton (of Alfresco) and Jeff Whatcott from Acquia. I like this take – if we want to achieve more adoption in the world of SMBs (that are lacking adoption drive) it’s necessary to have inexpensive, adaptive tools as an alternative to the established systems. There’s a record of the panel’s audio (mp3). And John links to various places where the panel was covered, I found some interesting things there:

He has some good points why Drupal should be considered, forget about the stabs at proprietary software and take it with good humour even if you’re non-organic …

She’s noting Socialtext’s (here) and Jive Software’s (here) efforts in open source but yes, it’s not their primary model. By the way, Kathleen has a nice summary too (“Enterprise 2.0: the good and the bad“). She’s complaining about too much talk on cultural change. Well yes, I agree but out of other reasons – I think there’s too much talk on these issues by people who basically don’t get it. It’s like the revenge of technology people for INATT (“it’s not about the technology”). Then it were people who want to cover up that they don’t understand these technologies, now too often it’s lighthearted chit-chat about organizational culture, motivational structures, change management etc. (“We’ve all read our Dilbert so we can all talk at lenghts about this fluffy stuff, can’t we?”). But hey, this is no “fluffy stuff” and that’s the real reason why these discussions are so unnerving – deep inside we all know that cultural and people issues are central and that they need to be thought through thoroughly (sic!) and not chatted about lightly

Wiki – Gegenargumente und Gegengegenargumente

KoopTech hat eine Liste von Wiki-Gegenargumenten vorgestellt. Nicht alles davon ist stichhaltig. Manche Punkte benötigen schon einer Relativierung – oder auch direktem Widerspruch. Aber ich will nicht überkritisch sein, denn Kooptech hat ja auch 10 Gründe für den Wiki-Einsatz gefunden.

Johannes Moskaliuk hat die 8 Gegenargumente analysiert – unterteilt in funktionale und psychosoziale “Lösungsmöglichkeiten”. Gefällt mir sehr, und ja, es geht hier nicht um absolute “Wahrheiten” sondern mehr um Gefühle, Einschätzungen und eben auch alternative Umsetzungs- und “Lösungsmöglichkeiten”. Also erweitere und kommentiere ich Johannes’ Ideen aus meiner Sicht:

1. Die krude Wiki-Syntax ist oftmals ein Akzeptanzproblem.

Psychosozial: Neue Software erfordert neue Kompetenzen. Ohne Schulung der Mitarbeiter, Supportfunktion und eine Beteiligung der Nutzer bei der Entscheidungsfindung geht es auch im Wikizeitalter nicht.

Funktional: Mit dem Einsatz eines WYSIWYG-Editors ist das Problem lösbar. Technisch möglich ist auch die weitergehende Integration ins Betriebssytem, wie z.B. beim TWiki mit dem Kupu-Add-on (Linux) oder beim der Confluence-Software mit MS Office (Microsoft).

Zum einen: WYSIWYG-Editoren sind kein Allheilmittel und weisen nach jetzigem Stand der Technik auch gewichtige Nachteile auf. Es ist kein Zufall dass Enterprise Wikis wie Socialtext beide Editor-Alternativen parallel anbieten. Eine ausführlichere Analyse von Pro und Contra findet sich hier (“Simplicity, adoption and WYSIWYG editors”).

Zum anderen: Eine Einschätzung als krude Syntax (sic!) gilt nicht für jeden Markup-Dialekt, man vergleiche einmal die Auszeichnungsalternativen von bspw. Mediawiki für kursiv und bold (” und ”’, bold und kursiv sieht dann so aus: '''''fett und kursiv''''' – eingängig nicht wahr?) mit denen von Wikicreole, an die sich u.a. DokuWiki anlehnt.

Aber die eigentliche Aufgabe liegt natürlich im Bereich “psychosoziale Akzeptanz”, und es ist zweifellos richtig, dass Markup ein Akzeptanzproblem hat. Letztlich gilt das für alle Werkzeuge, die nicht wie Word aussehen (interessanterweise werden manche andere Werkzeuge und Systeme nicht so stark hinterfragt was Usability und Akzeptanz angeht, sie werden Mitarbeitern aufgezwungen und diese müssen damit mit SAP R/3 arbeiten – auch wenn die Usability bescheiden ist). Pragmatisch gesehen liegt die Antwort daher meist in einem “sowohl als auch”, in Verbindung mit einer gewissenhaften Analyse von Anforderungen und Zielgruppen, die Frage ob WYSIWYG sein muss, sollte dabei ergebnisoffen und vorurteilsfrei angegangen werden.

2. Kategorien und Hierarchien lassen sich zwar aufbauen, doch eine entsprechende Navigation kann nur über einen Eingriff im Backend eingerichtet werden.

Funktional: Über den Einsatz semantischer Technologien oder – einen Schritt vorher – die konsequente Anreicherung von Informationen mit Metadaten (z.B. Tags, Projektzuordnung, Themen, Inhaltsklassen) sind die Inhalte letztlich schneller über eine Suchfunktion als über eine Navigationsstruktur zugänglich.

Psychosozial: Dieses Gegenargument ist gleichzeitig ein Pro-Argument: Die Navigation wird eben nicht „von oben“, vom Admin oder Chef festgelegt, sondern wird von der Community kollaborativ erstellt.

Hmm, Navigation nur über einen Eingriff im Backend? Gilt nicht für die Wiki-Engines zu denen ich rate. Und Navigation über Kategorien oder Hierarchien? Es muss eben evaluiert werden, ob es nicht Wiki-Engines gibt, die so etwas von Hause aus mitbringen (bspw. TWiki-Webs, eigentlich alle gängigen Enterprise Wikis oder auch DokuWiki mit dem Namespace-Konzept).

Johannes – großartiger Punkt bei psychosozial. Dieser Aspekt des emergenten Entstehens von Struktur wird zu oft vernachlässigt, obwohl er viel für die flexible Anpassung an veränderliche Aufgabenstellungen (und die Motivation der Mitarbeiter) tun kann. Arbeitsgruppen, einzelne Mitarbeiter, einzelne Projektgruppen etc. können sich situativ angepasste Arbeitsumgebungen, Portal- und Übersichtsseiten einrichten. Das habe ich mit großem Erfolg auch schon begleitet, und es war eine Freude zu sehen wie die Möglichkeiten von den Nutzern aufgenommen und schnell genutzt wurden.

3. Die Kategorisierung spielt bei den Suchergebnissen keine Rolle bzw. sorgt nicht für eine Priorisierung von Suchergebnissen.

Funktional: lösbar, siehe oben

Psychosozial: Kompetenz bei der Anwendung der Suchfunktionalität muss bei den Nutzern vorhanden sein, oder geschult werden. Außerdem kann das Finden von Informationen, nach denen eigentlich nicht gesucht wurde, Prozesse der Wissensemergenz fördern (Serendipity).

Ich würde noch ergänzen, dass wir auch die zunehmende Einbindung von Wiki-Inhalten in Enterprise Search Ansätze sehen werden. Von Social Bookmarking in the Enterprise ganz zu schweigen. Das Problem ist erkannt, daran wird gearbeitet und Wikis sind eigentlich hierbei das kleinste Problem, viel mehr wird zurzeit damit gekämpft relevante Suchergebnisse aus den vielen, verteilten Office-Dokumenten zu generieren …

4. Suchergebnisse zeigen nicht an, welche Unterthemen es zu einem Oberthema gibt oder ob es in einer anderen Sprache einen Artikel zum gesuchten Thema gibt. Die Semantik drückt sich nicht in Wiki-Strukturen aus. Ab einer gewissen Textmenge ist das nicht mehr praktikabel.

Funktional: lösbar, siehe oben. Schlagwort: Semantic Wiki.

Ja, Semantik drückt sich auch nicht in Office-Dokumenten aus. Tagging, Kategorisierung, redundanzfreie Datenhaltung – alles wichtig, das Semantic Web wird auch manches davon lösen. Psychosozial gilt Punkt 3, Informations- und Medienkompetenz ist nicht immer gleichverteilt und gut ausgeprägt. Coaching und Schulung (und Learning-by-doing) kann hier helfen.

5. Die Suche erstreckt sich nur auf Wiki-Inhalte, andere Quellen können damit nicht erschlossen werden.

Funktional: lösbar. Beispiel ist das Confluence Wiki, dass auch zum Durchsuchen von externen Quellen, z.B. Austauschordner oder Servern genutzt werden kann.

Ja, siehe auch oben die Anmerkungen zu Enterprise Search. Enterprise Wikis bieten mittlerweile fast durchgängig die Möglichkeit bspw. hochgeladene Dokumente in die Suche aufzunehmen.

6. Das Rechtemanagement für ein Wiki muss mühsam eingerichtet werden, insbesondere wenn ein nach Personen und Gruppen differenzierter Zugang für verschiedene Bereiche eingerichtet werden soll.

Funktional: Lösbar zum Beispiel durch den Einsatz von Windows Active Directory. Für das Wiki können bestehende Rechtestrukturen übernommen werden.

Psychosozial: Ein Erfolgsfaktor für den Einsatz von Wikis ist eine flache Hierarchie und der freien Zugänglichkeit von Inhalten. Idealerweise ist die Einführung von Wikis in einer Organisation verbunden mit einer Änderung der Organisationskultur im Bezug auf den Umgang mit Wissen und Informationen zwischen Hierachieebenen.

Hmm, was heißt mühsam? Ist in den meisten Wikis nicht aufwendiger oder anspruchsvoller als die Benutzer- und Rechteverwaltung von Windows Server etc. Eine LDAP-Anbindung ist oft vorgesehen, damit ist dann selbst SSO machbar.

7. Nach etwa ein, zwei Jahren kann es für Unternehmen problematisch werden, wenn die entsprechende Pflege fehlt.

Funktional: Tools können die Pflege unterstützen, zum Beispiel das Finden von toten oder falschen Links, das Ändern von falschen Kontaktdaten etc.

Psychosozial: Das Problem tritt bei allen Systemen zum Wissensmanagement auf. Neben der Einführung einer Technologie, müssen sich deshalb auch Arbeitsabläufe, Arbeitsaufgaben und Rollen (Wikigärtner) anpassen, so dass eine ständige Pflege und Aktualisierung von Inhalten gewährleistet bleibt. Anders als bei anderen Werkzeugen kann die Verantwortlichkeit für die Aktualität der Inhalte auf alle Mitglieder einer Organisation verteilt werden.

Ohne Pflege geht es nicht, nicht umsonst werden die Rollen des Wiki-Gärtners oder des Wiki-Gnoms so wichtig eingeschätzt. Und ja, auch in einem klassischen Intranet kann ohne strukturierende Pflege Wildwuchs, wie bspw. veraltete, widersprüchliche oder redundante Inhalte entstehen (ich gebe aber zu dass ich die Möglichkeit an veröffentlichte Seiten ein “Verfallsdatum” zu knüpfen manchmal vermisse). Aber diese Schwäche kann man durchaus auch zum Vorteil wenden, siehe Punkt 8:

8. Wikis eignen sich für Projekte. Über die Jahre werden jedoch immer mehr Wikis eingerichtet, der Überblick geht verloren – man weiß nicht mehr, in welchem Wiki man suchen muss.

Funktional: Lösbar durch eine Suche, die über mehrere Wikis ausgedehnt ist.

Psychosozial: Klassischerweise wird ein Projekt in einem Abschlussbericht dokumentiert. Auch das lässt sich auf ein Wiki übertragen: Am Ende eines Projekts werden die zentralen und wichtigen Inhalte des Projekts in ein zentrales Wiki übertragen und bleiben dort zugänglich. Das Projektwiki wird gelöscht.

Wenn im Zeitverlauf mehrere Wikis entstanden sind (oder Projektunterbereiche etc.) ist es aus meiner Sicht auch eine Chance Inhalte rückschauend zu strukturieren, und dabei positive und negative Erfahrungen zu dokumentieren. Ein After-Action Review mag zwar zeitraubend erscheinen, aus meiner Erfahrung lohnt sich die Mühe aber. Eine Zusammenfassung der wesentlichen Punkte schafft einen Überblick, der bei anderen ähnlich gelagerten Projekten hilft. Ein paar Ideen zum Einsatz von Wikis im Projektmanagement habe ich hier, hier und hier zusammengestellt.

Zusammenfassend: Einige der Punkte entstammen meiner Meinung nach einer weitverbreiteten (aber unüberlegten) Gleichsetzung von Wiki mit Mediawiki bzw. Wikipedia. Die Wikipedia ist aber kein archetypisches Wiki, und Mediawiki ist auch nicht stets die beste Wiki-Engine. So weisen bspw. Enterprise Wikis wie Socialtext oder Confluence einen Großteil der oben vermuteten Angriffspunkte überhaupt nicht auf, sprich es bestehen bereits funktionale (technologische) Lösungen.

Zudem beziehen sich viele der Kritikpunkte der originalen Liste von Kooptech auf potenzielle Nachteile, d.h. mögliche Schattenseiten von Wikis, die erst durch eine “ungeschickte” Einführung und ungeignetes (Wiki-)Management* zutage treten. Die Auswirkungen auf Strukturen und etablierte Routinen etc. können ja groß sein – das ist auch das eigentliche Motiv von Enterprise 2.0. Aber um diese Potenziale heben zu können braucht es auch ein schlüssiges Konzept, sowie die Anpassung an die Unternehmensgegebenheiten und -ziele. Aber wenn etablierte Vorgehensweisen und Erfolgsfaktoren der Implementierung nicht beachtet werden, kann es durchaus schon mal schiefgehen.

<werbung>Deshalb bietet es sich ja auch an professionelle Unterstützung ins (Projekt-)Boot zu holen. Berater wie wir bringen zum einen spezifische Erfahrungen ein, aber auch

  1. einen Überblick über bewährte Vorgehensweisen und
  2. Ideen, d.h. innovative, kreative Problemlösungsstrategien.

Davon kann die organisationsseitige Einpassung – sprich das Change Management in Bezug auf die eigentlich spannenden sozialen und unternehmenskulturellen Aspekte – profitieren. Und weil es bei Enterprise Social Software wie Wikis meist weniger um Technologie, denn um diese weichen Faktoren geht ist eben weniger Technologieberatung denn Organisationsberatung notwendig.</werbung>

* ich lese gerade das Buch Wikimanagement von Prof. Komus, Review folgt.