Einsatzmöglichkeiten von Projektwikis (und eierlegende One-Trick Ponys)

Matthias Schwenk hat hier Überlegungen angestellt wie (und wieviel in Bezug auf Amortisation, ROI etc.) Weblogs im Projektmanagement sinnvoll sein können. Ich möchte seinen Artikel und die Kommentare als Ausgangspunkt nutzen um die generellen Einsatzpotenziale von Enterprise Social Software im Projektmanagement zu diskutieren. Klar ist dass diese nicht in einem einzigen Blogpost abgedeckt werden können, sondern eigentlich mehrere Artikel und Perspektiven notwendig wären. Denn über was sprechen wir eigentlich wenn wir von “Projektmanagement” reden:

Ist die Projektplanung gemeint – das Zuteilen von Ressourcen auf Arbeitspakete, das Arbeit mit Netzplänen und Gantt-Diagrammen, etc. ?

Ist das operative Projektmanagement gemeint – das Steuern, Kontrollieren und Managen von Projektmitarbeitern, von projektexternen Ressourcen, usw. ?

Ist das Projektcontrolling gemeint – das Vergleichen von Plänen mit der Realität, die Vorbereitung von Zahlenmaterial für das Reporting usw.

Und wessen Arbeit soll mit und durch Social Software erleichtert und beschleunigt werden? Ist der Projektleiter die Zielperson, sind Projektmitarbeiter die Zielgruppe, Unternehmen haben zudem in der Regel mehrere Projekte am Start, mithin auch mehrere Projektleiter, mehrere Projektcontroller, einen Hauptprojektleiter (aka Programmmanager o.ä.), usw. – wie kann all diesen Projektbeteiligten mit Social Software geholfen werden?

Und schließlich in welchen Projektphasen soll welcher Nutzen erreicht werden? Geht es mehr um die Projektdefinition, die Initiierung des Projekts, die eigentliche Projektdurchführung oder erwarten wir den eigentlichen Gewinn nach Projektabschluss (und in der Übergabe an Nachfolgeprojekte, dann reden wir mehr über Projektwissensmanagement mit Social Software)?

Diese ersten Differenzierungen sind zudem nicht das Ende der Fahnenstange – Standardisierungsgremien wie das PMI unterscheiden neun Wissensfelder, d.h. wesentliche Teilaspekte des Projektmanagements:

– Project Integration Management (Integrationsmanagement)
– Project Scope Management (Umfangsmanagement)
– Project Time Management (Zeitmanagement)
– Project Cost Management (Kostenmanagement)
– Project Quality Management (Qualitätsmanagement)
– Project Human Resource Management (Personalmanagement)
– Project Communications Management (Kommunikationsmanagement)
– Project Risk Management (Risikomanagement)
– Project Procurement Management (Beschaffungsmanagement)

Ein Ansatzpunkt wäre es nun die Eignung der Social Software (Enterprise 2.0) in diesen verschiedenen Feldern ergebnisoffen und vorurteilsfrei zu prüfen – vielleicht finden sich ja auch Alleskönner, die in vielen Aufgaben, die die Projektarbeit mit sich bringt vernünftig eingesetzt werden können?

Interessant sind hier die “Was wäre wenn-Fragen”, die Oliver Gassner in Reaktion auf den Beitrag von Matthias gestellt hat. Er macht deutlich, dass Social Software viel mehr umfasst als nur Blogs allein. Auch mein Kommentar in Matthias’ Blog zielt darauf, dass singulär und unverbunden eingesetzte Werkzeuge in Unternehmen nie das volle Nutzenpotenzial erreichen können:

“Elemente des “Social Software Werkzeugkastens für das Projektmanagement” gewinnen an Wert wenn sie im (komplementären) Verbund mit anderen Instrumenten eingesetzt werden.”

Auf die meisten dieser Instrumente – u.a. RSS (und Enterprise-RSS-Server), Social Bookmarking, Tagging, Social Networking Plattformen, Foren, u.ä. mehr möchte ich an dieser Stelle gar nicht eingehen. Dies ist nicht notwendig, weil die Standardbasiertheit und Offenheit der Web 2.0-/Enterprise 2.0-Technologien die Ergänzung und Erweiterung leicht macht. Archetypisch sichtbar wird dies bei RSS-Feeds, die mittlerweile als Standardweg der Bereitstellung und Einbindung von Inhalten von verschiedensten Applikationen im Internet genutzt werden.

Näher betrachten möchte ich aber Projektwikis, weil sie flexibel anpassbar sind und dadurch für viele Aufgaben eingesetzt werden können. Meiner Meinung nach sind Wikis gerade für das Projektmanagement ein viel erfolgsversprechenderer Ansatz als Blogs – sie sind die vielgesuchte “eierlegende Wollmilchsau”. Wikis haben vor allem Stärken im Bereich der gemeinschaftlichen (Projektteam-)Bearbeitung von Inhalten, etwas das in Blogs so nicht vorgesehen ist. Diese sind von Haus aus Werkzeuge des individuellen Publizierens, Gruppenfunktionalität (für Projektteams) ist in der Regel eine nachträglich hinzugefügte Erweiterung. Blogs sind aus meiner Sicht “one trick ponys” der Kommunikation – selbst wenn sie mit Tricks zum Eierlegen gebracht werden können.

Projektwikis können bspw. in den Phasen der Projektplanung und -initiierung eingesetzt werden – sie dienen dann der Erstellung von Fachkonzepten, der Erfassung relevanter Parameter und natürlich der Kommunikation (wobei für Projektkommunikation natürlich auch Projekt-, Projektleiter- oder Projektmitarbeiterblogs sinnvoll sein können).

Projektwikis eignen sich auch in den späteren Projektphasen, d.h. für Projektdokumentation und -koordination, während der Projektlaufzeit aber auch für projektüberdauernde Zwecke (von einfacher Ablage von periodisch angefertigten Statusreports bis hin zur Verwaltung ganzer Projektakten).

Und zuletzt: Projektwikis können leicht mit projektübergreifenden Systemen (wie bspw. einem weiteren Wiki zur Ablage von projektübergreifenden Informationen) aber auch mit bestehenden Systemen des Reporting (Business Intelligence, Management Information Systems, FIS, DSS, u.a.) vernetzt und integriert werden. Zwar sind sie keine “high-end”-Reporting Tools, aber sie können dabei helfen einen schnellen zeit- und realitätsnahen Überblick über den Projektstatus (via Projektfortschrittskontrolle durch Statusreports, Meilensteine und Trendanalysen etc.) zu gewinnen.

Was bleibt zusammenfassend zu sagen? Ich denke dass die Diskussion um Einsatzfelder und Unternehmensnutzen extrem wichtig ist – auch um die Werkzeuge die sich rund um Enterprise 2.0 gruppieren weiter ins Bewusstsein von Unternehmensleitungen (und Programmmanagern, CIOs etc. etc.) zu bringen. Und es wird aus meiner Sicht auch deutlich, dass der effektive Einsatz von Enterprise Social Software unabhängige und weitblickende Beratung benötigt. Unternehmen benötigen nicht nur Unterstützung bei der Evaluierung und Auswahl der Werkzeuge und deren Anpassung an betriebliche Erfordernisse, sondern auch bei der Analyse und Auswahl von Einsatzarenen im Unternehmen. Und auch wenn Projektmanagement ein sehr spannender und relevanter Business Case für Enterprise Social Software ist – es gibt noch mehr zu tun …