Stumbled upon: Enterprise 2.0, intranets and cognitive surplusses

There are now a lot of open tabs in my browser – small wonder when researching, conferencing and preparing a new consulting gig. Let me try a rundown, no special order:

Clay Shirky says on CIO Insight that businesses are just beginning to understand the value—and challenges—of social technologies.

Nora Young of CBC Spark show posted audio from a full interview with Clay Shirky. The interview is worth hearing, and touches on some of the topics in his new book (Here Comes Everybody, see also here and here) – such as the pros and cons of social media, new business models online, and how big change comes from human motivation, not shiny new technologies. Download the mp3.

Nora and Clay started off by talking about our “cognitive surplus,” which Clay describes as “all the free thinking time that society has access to… in the brains of its citizens that isn’t getting used for specific tasks.” Think TV watching time, except Clay has some ideas on how you should be/could be spending your surplus.

There’s a (german language) issue of UNESCO Heute on the web society and its understanding and emergent uses of knowledge, this is a rather heterogenous beast, a compilation of small articles:

[…] Begriffe, Konzepte und Themen der Wissensgesellschaft mit Bezug auf das Internet

Then here’s a study by the Economist Intelligence Unit about collaboration.

Corporations all over the world are making tremendous investments in technology, from servers, to storage, and network. Although technology is used on a day-to-day basis (think about the Voice over Internet Protocol (VoIP) deployments) to enhance productivity and to curb costs, it seems that collaboration is still best performed face-to-face. The study provides a glimpse into the reason: trust.

Jay Cross too has some hints for online collaboration (pdf). Dion Hinchcliffe is explaining where the conversation is going (“Endless Conversation: The Unfolding Saga of Blogs, Twitter, Friendfeed, and Social Sites“), including Twitter and Friendfeed uses for business. And Michael Krigsman analyzes power politics and pitfalls in Enterprise 2.0 adoption. Yes, we need to understand the corporate context to make this work, this is true especially when dealing with middle management. Now, getting out there and trying it is an option, it’s “show and tell” – indeed, in my experience upper management gets it rather easily. Still I somehow like this cartoon by geek and poke. Better beware this situation …

And finally check out Ross Mayfields slides of his keynote at Van Web 2.0 naar Enterprise 2.0 in the Netherlands:

I wasn’t there, nor at the Intranet Summit 2008 (Saim Alkan has a german language summary). I’ve been at the Intranet.days (meeting Saim and others) and will be here at the International Forum on Enterprise 2.0 in Varese and have some rebooting too.

Thomas Vanderwal will be there both times, in fact we will have the same flight from Milano to Copenhagen. Here, he writes on success with enterprise social tools, i.e. difficulties of applying social tools in the organisation using an illustrative model of four intersecting areas of enterprise social tools:

– tools (I would include methods as well here)
– interface and ease of use (yes, usability has some merits and plays an essential role for adoption)
– sociality
– encouraging use

Hmm, the model can serve as a good starting point, even when – as Paula Thornton observes in the comments – placing tools so prominently feels awkward.

Usability innovativer Intranet-Werkzeuge: Einfachheit, Schnelligkeit, Klarheit

Hier kurz die Zusammenfassung meines Vortrags an den Intranet.days 2008 (“Usability innovativer Intranet-Werkzeuge: Einfachheit, Schnelligkeit, Klarheit”)

– Meine These: Usability ist Erfolgsfaktor für breite Akzeptanz unter den Mitarbeitern
– wir brauchen diese Akzeptanz um die bestehenden Anforderungen an effiziente Zusammenarbeit zu erfüllen

Vorteile Wiki
– Wikis stehen für Einfachheit, Schnelligkeit, Klarheit, sind aber nur ein Element des Enterprise Social Software Werkzeugkastens
– Fokus auf Content (barrierefrei, auch mobil zugänglich)
– einfaches schnelles Publizieren mit Wikis – alle sind Editoren, nicht nur eine ausgewählte (professionelle) Gruppe
– Wiki als Verschlankung des Publikationsprozesses
– Wiki als Chance die Beteiligung auf viele Köpfe zu verteilen

Usability
– Usability ist wichtig weil wir mehr Beteiligte im Intranet haben wollen – diese sind aber keine professionellen Informationsarbeiter …
– Fünf Elemente von Usability: Learnability, Efficiency, Memorability, Fehlertoleranz, Joy of Use/Satisfaction
Twitter als Messlatte für Einfachheit

Herausforderungen
– Strukturen, insbesondere Prozesse der Wissensarbeit müssen angepasst werden
– Change Management – wird durch “persuasive technology” erleichtert
– Pick battles big enough to matter, small enough to win
– Der Nutzen von Wikis kann den Nutzern in der Regel schnell klargemacht werden
– Small is the new Big – Wikis als kleine Lösung, die aber potenziell sehr groß sein kann
– People designing their own experiences – bspw. in Form von Subportalen im Wiki für Projektgruppen, individuelle Wissensarbeiter etc.

Diskussion
– Inwiefern kann das Wiki-Konzept auch in großen Unternehmen eingesetzt werden?
– In Deutschland ist noch viel Zurückhaltung zu spüren, dies ist u.a. in global agierenden Unternehmen anders
– Rechtliche Fragen und Ängste bestimmen in Deutschland noch die Diskussion
–  Die ersten Unternehmen, die Wikis verstehen und umsetzen können (Effizienz-)Vorteile haben – vor der langsameren Konkurrenz
– Es ist ratsam Experimente zu machen – Pilotprojekte in kleinen Einheiten konzipieren, von den Erfahrungen lernen und dann “skalieren”
– Gute Use Cases für den Einstieg sind bspw. Glossare, FAQs, …
– Von Design-Paradigmen lernen – Prototypen, Experimente, Nutzerbeobachtung, Perpetual Beta …”Instead of arguing, we should be iterating”.

Intranet.days 2008: Muss es immer gleich Web 2.0 sein?

Next post from Intranet.days 2008 at Frankfurt: Ein Vortrag von Eckhard Oberfrank von Detecon zum Thema “Mitarbeiterbeteiligung im Intranet der Deutschen Telekom – Muss es immer gleich Web 2.0 sein?”

Kleiner Rundown zum Thema Web 2.0 – angelehnt an die Web 2.0 Meme Map von Tim O’Reilly – mit besonderem Fokus auf Folksonomies, Social Bookmarking, … und wie Social Media im Unternehmen eingeführt werden kann.

Intranet 2.0 – welche Elemente der Tim O’Reilly Definition gelten für das Intranet:
– Vision: Intranet wird eine Plattform
– Benutzer steht im Zentrum
– Erschließung der kollektiven Potenziale
– Trust the Mass – kollektives Regularium – Intranets haben aber oftmals nicht die kritische Masse (frogpond: sehe ich nicht ganz so kritisch, in Intranets kann auch mit wenigen aber interssierten und engagierten Mitarbeitern viel wertvolles entstehen – zum anderen reicht es oft aus, wie vorhin bei Leila Summas Vortrag gehört, wenn die Mitarbeiter passiv daran teilnehmen und dadurch besser informiert werden)
– Bewertungen von Informationen -> Bewertung von Personen schwierig
– Kollaborationsanstoss im Unternehmen schwierig

Captain Obvious strikes again: “Social Media for Collaboration is different from generic Social Media on the Internet.”

Einige Beobachtungen:
– RSS ist bei T-Systems anscheinend noch in der Testphase
– AJAX und Eye Candy muss im Intranet anders verstanden und eingesetzt werden – es geht nicht darum Stickyness zu haben
– AJAX und Eye Candy können aber das Intranet (und die Corporate Strategy) emotionalisieren
– Mr. Clemens blog is well accepted – employees are checking the contents, yet there aren’t too many comments until now
– internal blogs at T-Systems try to build up #authenticity, connecting to employees – while talking with authority
– es gibt auch eine nette Reihe von etablierten Kommunikationsmethoden und -instrumenten die dabei helfen können die Authentizität der “corporate message” zu erhöhen
– user generated rich content (videos) im Intranet der Telekom – über 30.000 Beiträge wurden von den Mitarbeitern im Rahmen einer iPhone-Verlosung (?) eingesendet

Intranet.days 2008 – Keynote by Martin White

First report from Intranet.days 2008 at Frankfurt: Martin White of Intranet Focus Ltd (blog is here) is doing the keynote, key points are
– enterprise 2.0 is here to stay – companies are in an experimenting mood now
– we need to integrate legacy applications & enterprise search must be considered
– he’s seeing plenty of opportunities for intranet managers that get it

Interesting point he makes: “Enterprise 2.0 technology without an Enterprise 2.0 culture will have a negative impact”. Hmm, I am not sure about that, to me culture is a journey not a destination, and I’ve seen discrete applications of E2.0 technologies without the culture being ready to all extent. Will try to get a word with him later on, and ask him about that …

Rückblick aufs BarCamp Bodensee

(CC-)Bild von Tobias Glawe – Samstagabend am BarCamp-Strand

Am Wochenende war ich beim rundum gelungenen BarCamp Bodensee. Mit Sonntagmorgen-Kaffee, leckerem Essen u.a. Croissants und Brezeln zum Frühstück , tollem Wetter, “crowdsourced (BarCamp-)Security”, perfekten Räumlichkeiten im neuen und beeindruckenden ZU-Gebäude, einem schnellen und zuverlässigen WLan – und natürlich spannenden und vielfältigen Sessions, vielen Diskussionen und Gesprächen rund ums Social Web und mehr.

Selbst aktiv war ich in zwei Sessions, zum einen habe ich Usability-Aspekte im Intranet beleuchtet, zum anderen habe ich Sonntags mit Tobias zusammen eine kleine Session über Use Cases, Erfolgsfaktoren und Akzeptanz von Enterprise 2.0 gehalten. Meine Unterlagen stelle ich wie üblich (in kürze, da heute etwas Montagsstress aufkam und die Woche organisiert werden wollte) im frogpond-Wiki zur Verfügung.

Daneben war ich in mehreren Sessions in denen das Thema Social Software im Unternehmen eine Rolle spielte bzw. in denen mehr um Unternehmenskultur und Führung als über Technologien diskutiert wurde. Nur ein Beispiel war die Session von Thomas Zahreddin zu Sociocracy als Organisationsprinzip.

Live gebloggt wurde aus meiner Sicht eigentlich recht wenig, dafür wurde umso mehr getwittert, die gesammelten Tweets sind hier. Bilder gibt es u.a. bei Flickr, Ipernity, , Picasa. Blogbeiträge wie immer bei Google Blogsearch, Technorati etc. oder auch gleich direkt im Wiki.

Bleibt – zum Schluß, aber zentral und wichtig – der Dank an den Organisator und “Kümmerer” Oliver, ohne dessen Initiative das BarCamp sicher nicht zustande gekommen wäre und der Dank an die Sponsoren. Herausragend ist es, wenn zum finanziellen Engagement auch die BarCamp-Mitarbeit engagierter Mitarbeiterinnen tritt.

Und ganz zuletzt: Jan hat hier die Tipps von Oliver für eine gelungene BarCamp-Organisation zusammengestellt, werden sicher in die Planung des Barcamp Stuttgart eingehen. Denn nicht vergessen, nach dem BarCamp ist vor dem BarCamp.

Geek breakfast, email and RSS observations …

Last Friday morning I had the pleasure to host Luis Suarez and his IBM colleague Matti for an improvised geek breakfast at my house. I didn’t take any photos, Luis did, but you can believe me that we had a gorgeous time sitting on the porch, sipping coffee and exchanging trade secrets of the enterprise social software market – IBM and all.

Luis is one of the bloggers I really dig, his contributions range wide – from enterprise knowledge management to collaboration software, from social software suites to personal/knowledge worker productivity. Check his talk at Next08 for some insights on living without email (“Thinking out of the Inbox – More Collaboration through less e-mail“).

Here Jon Mell talks with Luis on escaping Email (mp3). This experiment has some interesting learnings, so check his status reports and Jons summary of the talk. There’s also an extended version of the “email detox experience”, in another podcast Luis did with Matt Moore and guests.

Yes, instead of email we’re moving conversations, knowledge exchange, and collaboration to wikis, instant messaging, and other social tools. Here, RSS is one central tenet, and this is where I want to chime in, adding some compiled RSS notes I was collecting since the Enterprise RSS Day of Action (initiated by James Dellow of ChiefTech) and the Mai 1st RSS Awareness Day.

RSS is a technology, which in my perspective is still underrated – this holds true also in corporate settings. RSS can ease the life of knowledge workers, yes this is an obvious fact, but one that got reinforced today in the sessions I attended yesterday at the BarCamp Bodensee. Yet, a big problem is awareness – it’s hard to teach people, you have to help them giving it a try, and help them see how RSS comes in when dealing with information work.

In the enterprise RSS provides a channel for notifications, delivering content automatically and intelligently: Monitoring recent changes in internal wikis, moving information privisioning from push to pull, integrating various sources of information – RSS sits right at the intersection of information management and collaboration.

So here you go:

  • Recently AvenueA/Razorfish communicated that RSS was the social media tool with highest growth rates. Nice news, via pheedo:

RSS growth surprises many when the hear the numbers. It is used by over 50% of online users according to AvenueA/Razorfish. RSS has been growing under the radar for some time. According to a 2008 study from Universal McCann, RSS use is exploding, growing faster than all other key social media platforms, including social networking and video sharing. According to the study, the number of RSS users jumped 153% between June 2007 and March 2008. Publishers today recognize that their content is increasingly consumed away from their website by their most loyal, dedicated readers. For many top publishers, their page views consumed outside their domain are greater than their website page views.

[…] enterprise RSS adoption is coming into fruition – but why has it taken us so many years to finally get here? Why do the folks considering enterprise RSS today have to be the ‘forward thinking’ ones?

  • James Dellow sums up his learnings:

Overall, I don’t think that Enterprise RSS Day of Action changed the world, but this was never the intention – I’m just pleased that we’re having this conversation. However, I’m also feeling a bigger disconnect between what excites the external world of Web 2.0 and the reality inside the firewall
[…]
In these still early days, being an Enterprise RSS champion requires a delicate balance between being visionary and pragmatic.