Da ist was dran, auch wenn die alte Diskussion nicht wieder losgetreten werden sollte. Aber dieses Zitat zeigte mir wieder, dass obwohl die Defizite klar erkannt und als sehr unangenehm empfunden werden, sich im faktischen Einsatz und an der Situation in den Unternehmen nicht viel verändert hat: Mit E-Mail wird ein Instrument für viele Zwecke verwendet, für die es nicht optimal ist und die mit anderen Methoden und Werkzeugen besser erreicht werden könnten. Somit lohnt sich vielleicht eine Bestandsaufnahme zum Thema Email in Unternehmen.
Meine These ist einfach: Email ist ein Kommunikationswerkzeug, kein Kollaborationswerkzeug.
Auch wenn Email oft ausreicht und weit verbreitet ist, hat sie mittlerweile mehr Nach- als Vorteile (und das nicht nur im Vergleich mit Enterprise Wikis). Zentral ist hier:
Wissensaustausch und -weitergabe, jeder Nutzer muss sein eigenes Archiv verwalten, neue Teammitglieder haben keinen Zugriff auf das Wissen in den “gebunkerten” Konversationen, Email generiert Wissenshalden, d.h. zwar aktuelle, umfangreiche aber auch verschlossene Wissensquellen, zudem kommt ein mangelhaftes Management von Attachments und wenig bis kein Dokumentenmanagement sowie wenig Unterstützung von Metadaten.
Diese gewichtigen Nachteile werden kaum davon aufgewogen, dass Mitarbeiter nicht extra angehalten werden müssen das “Wissensmanagementsystem” Email aktiv mit Informationen zu füttern. Email ist heute genauso Teil der täglichen Arbeit, wie es Unternehmenswikis und -blogs in Zukunft sein werden.
Mit dem Einsatz von Social Software Instrumenten im Unternehmen besteht die Chance die One-2-Many-E-Mail-Unkultur* durch andere, bessere Verfahren zu ersetzen. Dann könnte sich Email auch wieder auf das konzentrieren, für was sie eigentlich gedacht ist: den schnellen, asynchronen und einfachen Austausch zwischen zwei Kommunikationspartnern.
* Von der Unsitte massenhafter CCs ganz zu schweigen (“CYA-Kultur – nicht nur in bürokratisch geprägten Organisationen”).
